Bạn đang thắc mắc hóa đơn điện tử không được cấp mã do đâu và cần làm gì khi bị cơ quan thuế từ chối? Hôm nay HC247 hướng dẫn nguyên nhân, cách khắc phục, lập lại hóa đơn và những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý đúng quy định.
Hóa đơn điện tử không được cấp mã là gì?
Hóa đơn điện tử là chứng từ được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử nhằm ghi nhận hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân.
Đối với hóa đơn điện tử có mã, dữ liệu hóa đơn được gửi đến cơ quan thuế để kiểm tra và cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua.
Trong thực tế, có trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn nhưng hệ thống trả về thông báo từ chối cấp mã. Khi đó, hóa đơn điện tử không được cấp mã chưa đáp ứng điều kiện để sử dụng như một hóa đơn điện tử có mã hợp lệ.
Doanh nghiệp cần kiểm tra nguyên nhân, khắc phục lỗi và thực hiện lập, ký, gửi lại hóa đơn theo đúng quy định.
Điều kiện để hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã
Để quá trình cấp mã diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần kiểm tra các thông tin quan trọng trên hóa đơn trước khi phát hành.
Thông tin người bán và người mua
Hóa đơn cần thể hiện chính xác các thông tin theo quy định, đặc biệt là:
- Tên doanh nghiệp;
- Mã số thuế;
- Địa chỉ;
- Thông tin người mua;
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ;
- Thuế suất và tiền thuế nếu thuộc trường hợp áp dụng.
Chỉ một sai lệch về mã số thuế hoặc thông tin đăng ký cũng có thể khiến dữ liệu hóa đơn bị hệ thống từ chối.
Chữ ký số phải hợp lệ
Doanh nghiệp cần đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và được sử dụng đúng với thông tin đã đăng ký. Nếu chữ ký số hết hạn, bị lỗi hoặc không hợp lệ, quá trình gửi hóa đơn có thể không thành công.
Dữ liệu hóa đơn đúng định dạng
Hóa đơn điện tử phải được lập và truyền nhận theo đúng định dạng dữ liệu theo quy định. Phần mềm lập hóa đơn cần được cập nhật để hạn chế lỗi kỹ thuật khi gửi dữ liệu.
Vì sao hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã?
Có nhiều nguyên nhân khiến hóa đơn điện tử không được cấp mã. Một số lỗi thường gặp gồm:
Sai mã số thuế hoặc thông tin doanh nghiệp
Mã số thuế, tên hoặc địa chỉ người bán không khớp với dữ liệu đã đăng ký với cơ quan thuế.
Chữ ký số gặp vấn đề
Chữ ký số hết hạn, không hợp lệ hoặc thông tin chứng thư số không phù hợp có thể khiến hóa đơn bị từ chối.
Thiếu thông tin bắt buộc
Hóa đơn có thể gặp lỗi nếu bỏ trống hoặc nhập không đúng các trường dữ liệu cần thiết như tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất hoặc thông tin người mua.
Sai định dạng dữ liệu
Hệ thống có thể từ chối tiếp nhận nếu dữ liệu hóa đơn được tạo không đúng cấu trúc hoặc phần mềm hóa đơn gặp lỗi trong quá trình truyền dữ liệu.
Ngày lập hóa đơn không phù hợp
Ngày lập hóa đơn cần được kiểm tra kỹ để đảm bảo phù hợp với thời điểm phát sinh giao dịch và điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Hệ thống cấp mã gặp sự cố
Không phải mọi trường hợp từ chối đều xuất phát từ doanh nghiệp. Hệ thống tiếp nhận dữ liệu của cơ quan thuế hoặc phần mềm hóa đơn đôi khi có thể xảy ra tình trạng quá tải, gián đoạn hoặc lỗi kỹ thuật.
Cách khắc phục hóa đơn chưa được cấp mã
Khi nhận thông báo hóa đơn điện tử không được cấp mã, doanh nghiệp nên thực hiện theo trình tự sau.
Kiểm tra thông báo lỗi
Trước tiên, kế toán cần xem chính xác mã lỗi hoặc nội dung thông báo mà hệ thống trả về. Đây là căn cứ để xác định nguyên nhân và lựa chọn phương án xử lý.
Điều chỉnh thông tin bị sai
Nếu lỗi xuất phát từ mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ, thông tin người mua hoặc dữ liệu hàng hóa thì cần rà soát và điều chỉnh lại thông tin.
Trường hợp lỗi liên quan đến chữ ký số, doanh nghiệp cần kiểm tra thời hạn chứng thư số và liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ nếu cần thiết.
Lập lại hóa đơn
Sau khi xác định và khắc phục lỗi, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn mới với thông tin chính xác. Hóa đơn chưa được cơ quan thuế cấp mã cần được quản lý, lưu lại thông tin lỗi để thuận tiện cho việc đối chiếu sau này.
Ký số và gửi lại dữ liệu
Hóa đơn mới sau khi hoàn thiện cần được ký điện tử và gửi lại hệ thống để thực hiện cấp mã.
Nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện, hóa đơn sẽ được cấp mã và doanh nghiệp có thể gửi cho khách hàng theo quy định.
Bảng giá dịch vụ hỗ trợ hóa đơn điện tử tại HC247
Doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình lập, xử lý hoặc quản lý hóa đơn có thể tham khảo các gói dịch vụ hỗ trợ tại HC247:
| Dịch vụ | Nội dung hỗ trợ | Chi phí tham khảo |
|---|---|---|
| Tư vấn xử lý hóa đơn lỗi | Kiểm tra nguyên nhân và hướng dẫn khắc phục | Từ 300.000đ |
| Hỗ trợ xử lý hóa đơn điện tử | Rà soát thông tin, hướng dẫn lập lại hóa đơn | Từ 500.000đ |
| Dịch vụ hóa đơn điện tử | Tư vấn, đăng ký và hỗ trợ sử dụng | Từ 1.000.000đ |
| Kế toán và thuế trọn gói | Hỗ trợ hóa đơn, kê khai thuế và kế toán | Liên hệ |
Lưu ý: Mức phí có thể thay đổi tùy số lượng hóa đơn, tình trạng hồ sơ và yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Một số câu hỏi về hóa đơn bị từ chối cấp mã
Hóa đơn bị từ chối cấp mã có được gửi cho khách hàng không?
Thông thường, hóa đơn chưa được cấp mã trong trường hợp thuộc diện sử dụng hóa đơn có mã chưa thể được xem là hóa đơn đã hoàn tất quy trình cấp mã. Doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân và xử lý trước khi gửi hóa đơn hợp lệ cho khách hàng.
Có cần xóa hóa đơn bị từ chối cấp mã không?
Doanh nghiệp không nên tự ý xóa bỏ dữ liệu mà cần lưu lại thông tin, trạng thái và lý do hệ thống từ chối để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu và quản lý hóa đơn.
Có thể lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn chưa được cấp mã không?
Nếu hóa đơn ban đầu chưa được cấp mã và chưa có giá trị sử dụng theo quy định, doanh nghiệp cần xác định đúng trạng thái hóa đơn. Sau khi khắc phục lỗi, trường hợp cần thiết có thể lập hóa đơn mới thay vì áp dụng thủ tục thay thế như đối với hóa đơn đã được cấp mã.
HC247 hỗ trợ xử lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Việc xác định nguyên nhân hóa đơn điện tử không được cấp mã và xử lý đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong kế toán, kê khai thuế và quản lý chứng từ.
Nếu doanh nghiệp chưa xác định được nguyên nhân hóa đơn bị từ chối hoặc cần hỗ trợ trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, HC247 có thể tư vấn và hỗ trợ theo tình trạng thực tế của từng doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thông tin tại HC247 để tìm hiểu các dịch vụ kế toán, thuế và hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, nếu cần cập nhật thêm thông tin và nội dung hỗ trợ từ HC247, doanh nghiệp có thể xem hóa đơn điện tử không được cấp mã và theo dõi HC247 trên Facebook.
Liên hệ dịch vụ tại HC247
CÔNG TY TNHH HC247
Địa chỉ: 64/32/82 Đường 8, Phường Hiệp Bình, TP.HCM, Việt Nam
Hotline: 0973.567.234 (Mr. May)
Email: ketoan@hc247.vn
Website: HC247
