Nội dung nội quy lao động gồm những gì là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi bắt đầu tuyển dụng hoặc muốn hoàn thiện hồ sơ quản trị nhân sự. Theo quy định hiện hành, nội quy lao động phải có 9 nhóm nội dung chủ yếu, từ thời giờ làm việc, trật tự tại nơi làm việc đến kỷ luật và trách nhiệm vật chất.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chỉ sao chép một mẫu có sẵn. Một nội quy có giá trị sử dụng cần được điều chỉnh theo mô hình kinh doanh, ca làm việc, địa điểm, tài sản và cách tổ chức nhân sự thực tế.
Căn cứ pháp lý về nội quy lao động
Quy định chính nằm tại Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, hiện được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-VPQH năm 2026. Nội dung chi tiết hơn được hướng dẫn tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động. Nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên, nội quy phải được lập bằng văn bản. Với đơn vị sử dụng dưới 10 người lao động, pháp luật không bắt buộc phải ban hành bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Trước khi ban hành hoặc sửa đổi nội quy, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu đơn vị có tổ chức này. Sau khi ban hành, nội quy phải được thông báo đến người lao động và các nội dung chính phải được niêm yết tại nơi làm việc.
9 Nội dung nội quy lao động được chia thành 4 nhóm chính
Thay vì ghi nhớ rời rạc 9 mục, doanh nghiệp có thể hình dung nội quy lao động theo 4 lớp quản trị sau:
| Nhóm quản trị | Nội dung cần có |
| Thời gian và trật tự | Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi; trật tự tại nơi làm việc |
| An toàn và ứng xử | An toàn, vệ sinh lao động; phòng, chống quấy rối tình dục |
| Tài sản và điều chuyển | Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh; tạm thời chuyển công việc |
| Kỷ luật và trách nhiệm | Hành vi vi phạm, hình thức kỷ luật, trách nhiệm vật chất và người có thẩm quyền |
Cách phân loại này giúp doanh nghiệp dễ kiểm tra nội quy đã bao quát đủ các hoạt động hằng ngày hay chưa.
Nội dung nội quy lao động gồm những gì?
1. Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi
Nội quy cần thể hiện rõ:
- Thời gian làm việc bình thường trong ngày và trong tuần;
- Ca làm việc, giờ bắt đầu và kết thúc ca;
- Quy định về làm thêm giờ, nếu doanh nghiệp có phát sinh;
- Các trường hợp làm thêm trong tình huống đặc biệt;
- Thời gian nghỉ giữa giờ, nghỉ chuyển ca;
- Ngày nghỉ hằng tuần;
- Nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng và nghỉ không hưởng lương.
Doanh nghiệp nên ghi cụ thể theo thực tế. Chẳng hạn, công ty làm việc theo ca cần quy định thời điểm bàn giao ca, trách nhiệm khi người lao động đến muộn hoặc không có người thay ca.
2. Trật tự tại nơi làm việc
Nhóm nội dung này thường bao gồm:
- Phạm vi làm việc và khu vực người lao động được phép đi lại;
- Quy định về văn hóa giao tiếp, ứng xử;
- Trang phục, tác phong;
- Việc sử dụng điện thoại hoặc thiết bị cá nhân trong giờ làm;
- Trách nhiệm tuân thủ sự phân công, điều động hợp pháp của người sử dụng lao động.
Nên tránh các câu quá chung như “phải có ý thức tốt” hoặc “không được làm ảnh hưởng đến công ty”. Thay vào đó, doanh nghiệp cần mô tả hành vi cụ thể để người lao động hiểu và có căn cứ thực hiện.
3. An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc
Nội quy cần đề cập đến:
- Trách nhiệm tuân thủ quy trình an toàn lao động;
- Quy định phòng cháy, chữa cháy;
- Cách sử dụng và bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân;
- Việc vận hành máy móc, thiết bị;
- Vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;
- Cách báo cáo sự cố, tai nạn hoặc nguy cơ mất an toàn.
Nếu doanh nghiệp có kho hàng, xưởng sản xuất, bếp ăn hoặc công trường, phần này cần được viết riêng theo đặc điểm từng vị trí. Không nên sử dụng một nội dung chung cho mọi loại hình công việc.
4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc
Đây là nội dung bắt buộc trong nội quy lao động. Doanh nghiệp cần quy định:
- Hành vi bị nghiêm cấm;
- Các dạng quấy rối tình dục bằng lời nói, hành động, hình ảnh hoặc phương tiện điện tử;
- Người hoặc bộ phận tiếp nhận phản ánh;
- Trình tự, thời hạn xử lý;
- Hình thức xử lý đối với người vi phạm hoặc người tố cáo sai sự thật;
- Biện pháp bảo vệ danh dự, nhân phẩm, sự an toàn và thông tin của các bên liên quan.
Điều 85 Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu quy định nội bộ phải bảo đảm việc xử lý nhanh chóng, kịp thời và bảo vệ bí mật, danh dự, uy tín, nhân phẩm của người khiếu nại, người bị phản ánh và nạn nhân.
5. Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh và sở hữu trí tuệ
Nội quy nên xác định rõ:
- Danh mục tài sản người lao động được giao quản lý hoặc sử dụng;
- Quy trình nhận, bàn giao và hoàn trả tài sản;
- Cách bảo quản hồ sơ, dữ liệu, thiết bị và tài khoản;
- Thông tin nào được xem là bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ;
- Trách nhiệm khi làm mất, làm hư hỏng hoặc tiết lộ thông tin;
- Các hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp.
Với doanh nghiệp làm việc trên nền tảng số, nên bổ sung quy định về mật khẩu, dữ liệu khách hàng, tài khoản mạng xã hội, phần mềm nội bộ và việc sử dụng thiết bị cá nhân để truy cập dữ liệu công ty.
6. Trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác
Nội quy cần quy định các trường hợp doanh nghiệp có thể tạm thời bố trí người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động do nhu cầu sản xuất, kinh doanh.
Nội dung nên nêu rõ:
- Trường hợp được điều chuyển;
- Bộ phận hoặc người có thẩm quyền quyết định;
- Thời gian điều chuyển;
- Cách thông báo cho người lao động;
- Tiền lương và quyền lợi liên quan trong thời gian làm công việc khác.
Quy định này phải phù hợp với Điều 29 Bộ luật Lao động, không thể được sử dụng như một cách tùy ý thay đổi công việc hoặc gây bất lợi cho người lao động.
7. Hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý
Doanh nghiệp cần liệt kê tương đối cụ thể các hành vi vi phạm, chẳng hạn:
- Đi muộn, về sớm, tự ý nghỉ việc;
- Không tuân thủ quy trình làm việc;
- Không thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Vi phạm an toàn lao động;
- Tiết lộ thông tin mật;
- Làm hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích tài sản;
- Quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
Sau mỗi nhóm hành vi, doanh nghiệp có thể xác định hình thức xử lý tương ứng theo mức độ vi phạm. Tuy nhiên, nội quy không được đặt ra hình thức kỷ luật trái với Bộ luật Lao động.
Không nên quy định phạt tiền hoặc cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật. Doanh nghiệp cũng không được xử lý một hành vi nếu hành vi đó không được quy định trong nội quy hoặc thỏa thuận hợp pháp có liên quan.
8. Trách nhiệm vật chất
Nội dung này liên quan đến trách nhiệm bồi thường khi người lao động:
- Làm hư hỏng dụng cụ, máy móc hoặc thiết bị;
- Làm mất tài sản được giao;
- Làm thất thoát vật tư;
- Gây thiệt hại do vi phạm quy trình;
- Sử dụng tài sản sai mục đích.
Nội quy nên quy định căn cứ xác định thiệt hại, nguyên tắc xem xét lỗi, mức bồi thường và người có thẩm quyền xử lý. Không nên ghi một mức bồi thường cố định cho mọi trường hợp vì mức độ thiệt hại và lỗi của người lao động có thể khác nhau.
9. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động
Nội quy cần xác định người có quyền xử lý kỷ luật. Đó có thể là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy.
Việc ghi rõ thẩm quyền giúp hạn chế tình trạng cấp quản lý tự ý ra quyết định khi không được ủy quyền.
Có thể bổ sung gì ngoài 9 nội dung bắt buộc?
Ngoài 9 nhóm nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung các nội dung phục vụ quản lý như:
- Quy định về chấm công và xin nghỉ;
- Quy trình bàn giao công việc;
- Sử dụng email, phần mềm và thiết bị công ty;
- Quy định làm việc từ xa;
- Quy trình phản ánh, khiếu nại;
- Trách nhiệm cập nhật thông tin cá nhân;
- Quy định quản lý hồ sơ, biểu mẫu và phụ lục nội quy.
Các nội dung này cần được viết thống nhất với hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tiền lương và các chính sách nội bộ khác.
Doanh nghiệp cần làm gì sau khi soạn nội quy?
Nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên, doanh nghiệp phải đăng ký nội quy lao động. Theo Điều 119 Bộ luật Lao động, hồ sơ phải được nộp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành. Nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký.
Quy trình thực hiện nên gồm:
- Rà soát mô hình hoạt động và số lượng người lao động;
- Soạn dự thảo nội quy;
- Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động, nếu có;
- Ban hành nội quy;
- Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký nếu thuộc trường hợp bắt buộc;
- Thông báo đến người lao động và niêm yết nội dung chính tại nơi làm việc.
Do việc phân định thẩm quyền quản lý lao động đã có thay đổi theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp, doanh nghiệp nên kiểm tra cơ quan tiếp nhận thực tế tại địa phương trước khi nộp hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Không. Pháp luật yêu cầu có 9 nhóm nội dung chủ yếu, nhưng doanh nghiệp có thể sắp xếp thành nhiều chương, điều hoặc phụ lục tùy nhu cầu quản lý.
Không bắt buộc phải lập bằng văn bản. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Không nên dùng phạt tiền hoặc cắt lương để thay cho hình thức xử lý kỷ luật lao động. Doanh nghiệp cần xây dựng hành vi vi phạm và hình thức xử lý phù hợp pháp luật.
Có. Phòng, chống quấy rối tình dục và trình tự xử lý hành vi này là một trong 9 nhóm nội dung bắt buộc.
Có. Doanh nghiệp nên cập nhật thông tin nhận diện, địa chỉ, người có thẩm quyền và các quy trình liên quan. Trường hợp phát sinh thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp, có thể tham khảo thêm dịch vụ thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh của HC247.
Như vậy, nội dung nội quy lao động gồm những gì đã được pháp luật xác định thành 9 nhóm chính: thời giờ làm việc, trật tự, an toàn, phòng chống quấy rối tình dục, bảo vệ tài sản, điều chuyển công việc, kỷ luật, trách nhiệm vật chất và thẩm quyền xử lý.
Doanh nghiệp mới thành lập có thể tham khảo dịch vụ thành lập công ty để chuẩn bị hồ sơ pháp lý ban đầu. Khi bắt đầu vận hành và tuyển nhân sự, việc xây dựng đồng bộ hợp đồng, bảng lương, hồ sơ lao động và nội quy sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thuận lợi hơn. Bạn cũng có thể tham khảo dịch vụ sổ sách kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập để được hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán, tiền lương và hồ sơ liên quan.
Thông tin liên hệ HC247:
- Hotline: 0973.567.234
- Email: ketoan@hc247.vn
- Website: https://hc247.vn/
Liên hệ HC247 để được tư vấn giải pháp kế toán, thuế, bảo hiểm xã hội và hoàn thiện hồ sơ doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu thực tế.
