Mẫu thang bảng lương file Excel là bảng tính dùng để quản lý mức lương theo từng chức danh, nhóm công việc và bậc lương trong doanh nghiệp. File có thể bao gồm thông tin doanh nghiệp, danh sách chức danh, các bậc lương, tiêu chí nâng bậc và mức lương tối thiểu áp dụng. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh theo cơ cấu nhân sự thực tế, không bắt buộc sử dụng một biểu mẫu Excel thống nhất.
Nhiều doanh nghiệp tìm kiếm mẫu thang bảng lương file Excel để nhanh chóng xây dựng hệ thống tiền lương, chuẩn bị hồ sơ nhân sự và làm căn cứ thỏa thuận lương trong hợp đồng lao động. Tuy nhiên, không nên tải một file bất kỳ trên mạng rồi sử dụng nguyên mẫu. Thang bảng lương phải phù hợp với địa bàn hoạt động, chức danh, quy mô nhân sự và chính sách trả lương của từng doanh nghiệp.
Mẫu thang bảng lương file Excel dùng để làm gì?
Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động để làm căn cứ:
- Tuyển dụng và sử dụng người lao động
- Thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh
- Ghi nhận tiền lương trong hợp đồng lao động
- Xây dựng chính sách nâng bậc, tăng lương
- Quản lý quỹ lương và chi phí nhân sự
Có thể hiểu đơn giản, thang bảng lương là khung tiền lương của doanh nghiệp, còn bảng lương hằng tháng là tài liệu dùng để tính số tiền thực tế người lao động được nhận.
Doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng một mẫu Excel cố định. Pháp luật cũng không quy định một biểu mẫu duy nhất áp dụng cho mọi công ty. Vì vậy, doanh nghiệp có thể thiết kế file Excel, Word hoặc phần mềm quản lý tiền lương, miễn là nội dung phản ánh đúng chính sách đã ban hành.
Thang lương, bảng lương và định mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng. Doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì phải tham khảo ý kiến của tổ chức này khi xây dựng.
Tải mẫu thang bảng lương file Excel 2026
Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu thang bảng lương file Excel 2026 để tham khảo khi xây dựng chính sách tiền lương theo chức danh và bậc lương.
File mẫu nên bao gồm:
- Sheet 1: Thông tin doanh nghiệp và mức lương tối thiểu vùng.
- Sheet 2: Danh sách chức danh, bộ phận và nhóm công việc.
- Sheet 3: Thang bảng lương theo bậc, tiêu chí nâng bậc và kiểm tra mức lương tối thiểu.
TẢI MẪU THANG BẢNG LƯƠNG EXCEL 2026
✓
File Excel (.xlsx) · Miễn phí · Có thể chỉnh sửa
Lưu ý: File chỉ mang tính tham khảo. Doanh nghiệp cần điều chỉnh mức lương, chức danh và các điều kiện áp dụng trước khi ban hành chính thức.
Cấu trúc mẫu thang bảng lương file Excel
Một mẫu thang bảng lương file Excel nên được thiết kế thành các sheet riêng để dễ chỉnh sửa, kiểm tra và lưu trữ.
Sheet 1: Thông tin chung của doanh nghiệp
Phần đầu file nên có các thông tin:
- Tên doanh nghiệp
- Mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế
- Địa chỉ trụ sở, chi nhánh hoặc địa điểm làm việc
- Địa bàn áp dụng mức lương tối thiểu vùng
- Ngày ban hành
- Ngày bắt đầu áp dụng
- Người đại diện theo pháp luật
Doanh nghiệp có chi nhánh ở nhiều địa bàn nên tách riêng mức lương áp dụng cho từng đơn vị, không nên sử dụng một mức chung cho toàn bộ hệ thống.
Sheet 2: Danh sách nhóm chức danh
Doanh nghiệp cần liệt kê các vị trí đang sử dụng hoặc dự kiến tuyển dụng, chẳng hạn:
- Ban giám đốc
- Kế toán – tài chính
- Hành chính – nhân sự
- Kinh doanh – chăm sóc khách hàng
- Kỹ thuật – sản xuất
- Kho vận – giao nhận
- Bảo vệ – tạp vụ
Việc phân nhóm giúp doanh nghiệp tránh tình trạng chức danh trong thang bảng lương không khớp với hợp đồng lao động hoặc mô tả công việc.
Sheet 3: Bảng mức lương theo bậc
Doanh nghiệp có thể tham khảo cấu trúc sau:
| Nhóm chức danh | Bậc 1 | Bậc 2 | Bậc 3 | Tiêu chí nâng bậc |
| Nhân viên hành chính | 6.000.000 | 6.600.000 | 7.260.000 | Kinh nghiệm, kết quả công việc |
| Kế toán viên | 8.000.000 | 8.800.000 | 9.680.000 | Năng lực nghiệp vụ, thời gian làm việc |
| Nhân viên kinh doanh | 7.000.000 | 7.700.000 | 8.470.000 | Doanh số, hiệu quả công việc |
| Trưởng bộ phận | 12.000.000 | 13.200.000 | 14.520.000 | Khả năng quản lý, kết quả phòng ban |
Các mức trong bảng chỉ là ví dụ minh họa, không phải mức lương bắt buộc. Khi sử dụng, doanh nghiệp cần điều chỉnh theo ngành nghề, mặt bằng tiền lương, khả năng chi trả và mức lương tối thiểu tại địa bàn.
Doanh nghiệp tư nhân không nhất thiết phải sử dụng hệ số lương như khu vực nhà nước. Có thể ghi trực tiếp mức tiền bằng đồng Việt Nam để thuận tiện khi áp dụng.
Mức lương tối thiểu vùng năm 2026 cần đưa vào file
Từ ngày 01/01/2026, mức lương tối thiểu tháng và giờ được thực hiện theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP:
| Vùng | Mức tối thiểu tháng | Mức tối thiểu giờ |
| Vùng I | 5.310.000 đồng | 25.500 đồng |
| Vùng II | 4.730.000 đồng | 22.700 đồng |
| Vùng III | 4.140.000 đồng | 20.000 đồng |
| Vùng IV | 3.700.000 đồng | 17.800 đồng |
Khi xây dựng mẫu thang bảng lương file Excel, doanh nghiệp cần xác định đúng vùng theo nơi người lao động làm việc. Nếu công ty có trụ sở, chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh ở các địa bàn khác nhau thì cần rà soát riêng từng nơi.
Đặc biệt, doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao hoặc khu công nghệ số tập trung nằm trên địa bàn có nhiều mức vùng thì cần kiểm tra quy định áp dụng mức lương tối thiểu cao hơn theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP.
Cách điều chỉnh mẫu thang bảng lương file Excel theo thực tế
Bước 1: Xác định địa bàn áp dụng
Tra cứu địa chỉ làm việc trong phụ lục kèm theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP. Không nên chỉ căn cứ vào tên tỉnh, thành phố vì một địa phương có thể bao gồm nhiều vùng khác nhau.
Bước 2: Lập danh sách chức danh
Đối chiếu với sơ đồ tổ chức, hợp đồng lao động và mô tả công việc. Mỗi chức danh nên có phạm vi nhiệm vụ tương đối rõ ràng.
Bước 3: Xác định số bậc lương
Pháp luật không ấn định doanh nghiệp phải có bao nhiêu bậc lương. Công ty có thể xây dựng 3, 5 hoặc nhiều bậc hơn tùy vào lộ trình nghề nghiệp.
Khoảng cách giữa các bậc nên đủ tạo động lực nâng cao năng lực nhưng vẫn phù hợp với ngân sách tiền lương. Doanh nghiệp không nên máy móc sao chép quy tắc chênh lệch 5% từ các mẫu cũ.
Bước 4: Kiểm tra mức lương thấp nhất
Bậc thấp nhất của công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu áp dụng tại địa bàn. Nếu doanh nghiệp đã có thỏa thuận có lợi hơn cho người lao động trong hợp đồng, thỏa ước hoặc quy chế thì cần tiếp tục rà soát trước khi điều chỉnh.
Bước 5: Ban hành và công khai
Sau khi hoàn thiện file Excel, doanh nghiệp nên lập thêm:
- Quyết định ban hành thang bảng lương
- Biên bản tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động, nếu có
- Quy định tiêu chuẩn, điều kiện nâng bậc
- Thông báo công khai tại nơi làm việc
- Hồ sơ lưu trữ để giải trình khi cần thiết
Những lỗi thường gặp khi dùng file Excel có sẵn
Dùng mức lương tối thiểu đã hết hiệu lực
Một số file trên mạng vẫn sử dụng mức lương của năm trước hoặc mẫu theo Nghị định 49/2013/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại số liệu trước khi đưa vào hồ sơ chính thức.
Nhầm thang bảng lương với bảng tính lương
Thang bảng lương thể hiện khung lương theo chức danh và bậc. Bảng tính lương hằng tháng lại liên quan đến ngày công, nghỉ phép, phụ cấp, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và tiền thực nhận.
Nếu cần tìm hiểu phần tính lương hàng tháng, doanh nghiệp có thể xem thêm bài hướng dẫn cách làm bảng lương bằng Excel.
Chức danh trong file không khớp hợp đồng
Ví dụ, hợp đồng ghi “nhân viên kinh doanh” nhưng thang bảng lương lại ghi “chuyên viên phát triển thị trường”. Những cách gọi không thống nhất có thể gây khó khăn khi đối chiếu hồ sơ nhân sự.
Đưa tất cả phụ cấp vào cùng một nhóm
Phụ cấp, hỗ trợ và khoản bổ sung không phải lúc nào cũng có cách tính giống nhau. Doanh nghiệp cần quy định rõ điều kiện hưởng, cách chi trả và căn cứ tính bảo hiểm, thuế theo từng khoản. Có thể tham khảo thêm danh sách các khoản phụ cấp phổ biến trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp tự lập hay thuê đơn vị hỗ trợ?
Doanh nghiệp ít chức danh, quy mô nhỏ và chính sách lương đơn giản có thể tự điều chỉnh mẫu thang bảng lương file Excel. Tuy nhiên, người lập cần hiểu sự khác nhau giữa lương theo hợp đồng, lương đóng bảo hiểm, phụ cấp, khoản bổ sung và thu nhập chịu thuế.
Nên cân nhắc sử dụng đơn vị chuyên môn khi doanh nghiệp:
- Có nhiều nhóm chức danh hoặc nhiều chi nhánh
- Thường xuyên tuyển dụng, điều chuyển và nâng lương
- Có lương doanh số, hoa hồng hoặc phụ cấp đặc thù
- Muốn đồng bộ thang bảng lương với hồ sơ bảo hiểm và bảng lương
- Cần rà soát lại hồ sơ lao động đang có
HC247 có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng, rà soát và điều chỉnh thang bảng lương, đồng thời kiểm tra sự thống nhất với hợp đồng lao động, bảng lương, bảo hiểm và hồ sơ kế toán. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ kế toán doanh nghiệp trọn gói tại HC247.
Mẫu thang bảng lương công ty năm 2026 cần được xây dựng phù hợp với cơ cấu chức danh, tính chất công việc, địa bàn hoạt động và chính sách tiền lương thực tế của từng doanh nghiệp.
Khi áp dụng, doanh nghiệp cần đối chiếu với mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, đồng thời thực hiện việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có và công bố công khai thang bảng lương trước khi áp dụng.
Ngoài việc xây dựng các bậc lương, doanh nghiệp nên đồng bộ hồ sơ với hợp đồng lao động, quy chế trả lương, bảng chấm công và chứng từ thanh toán tiền lương. Có thể tham khảo thêm hướng dẫn làm bảng lương bằng Excel để thuận tiện trong việc theo dõi tiền lương hằng tháng.
Liên hệ HC247 để được hỗ trợ kế toán và hồ sơ tiền lương
Việc xây dựng và quản lý thang bảng lương liên quan đến nhiều nghiệp vụ như hạch toán chi phí tiền lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và lưu trữ chứng từ kế toán.
Nếu doanh nghiệp đang cần hoàn thiện hệ thống kế toán hoặc rà soát chứng từ liên quan đến tiền lương, HC247 cung cấp các dịch vụ hỗ trợ theo tình trạng hồ sơ và nhu cầu thực tế.
Dịch vụ liên quan tại HC247:
- Dịch vụ kế toán doanh nghiệp: Hỗ trợ quản lý sổ sách, chứng từ kế toán, hạch toán chi phí và thực hiện các nghĩa vụ thuế.
- Dịch vụ sổ sách kế toán: Hỗ trợ kiểm tra, hoàn thiện hệ thống hồ sơ và chứng từ kế toán doanh nghiệp.
- Dịch vụ khai báo bảo hiểm xã hội: Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Thông tin liên hệ HC247:
- Hotline: 0973.567.234
- Email: ketoan@hc247.vn
- Website: https://hc247.vn/
Liên hệ HC247 để được tư vấn giải pháp kế toán, thuế, quản lý chứng từ tiền lương và bảo hiểm xã hội phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Hiện nay, doanh nghiệp không thực hiện thủ tục nộp thang bảng lương như trước đây. Doanh nghiệp cần tự xây dựng, công khai tại nơi làm việc và lưu hồ sơ để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Không. Excel chỉ là hình thức thuận tiện để lập và quản lý hồ sơ. Doanh nghiệp có thể sử dụng Word, PDF hoặc phần mềm nhân sự nếu bảo đảm nội dung rõ ràng và thống nhất.
Không có quy định bắt buộc phải lập lại vào một thời điểm cố định hằng năm. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên rà soát khi mức lương tối thiểu thay đổi, phát sinh chức danh mới, thay đổi địa điểm làm việc hoặc điều chỉnh chính sách tiền lương.
