Từ ngày 01/07/2026, quy định về đăng ký thuế và chứng minh người phụ thuộc có những điểm mới mà người lao động, kế toán và doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Hồ sơ cần chuẩn bị về hồ sơ đăng ký người phụ thuộc từ 01/07/2026 không chỉ liên quan đến mẫu đăng ký mà còn bao gồm các giấy tờ chứng minh quan hệ, điều kiện được giảm trừ gia cảnh tương ứng với từng đối tượng.
Việc chuẩn bị thiếu hoặc kê khai sai thông tin có thể dẫn đến phải bổ sung hồ sơ, ảnh hưởng đến quá trình khấu trừ và quyết toán thuế TNCN. Trong bài viết dưới đây, HC247 sẽ hướng dẫn chi tiết các giấy tờ cần chuẩn bị, cách đăng ký và những lưu ý quan trọng khi thực hiện từ ngày 01/07/2026.
Từ 01/07/2026, cần phân biệt 2 loại hồ sơ về người phụ thuộc
Một trong những nhầm lẫn phổ biến là coi đăng ký người phụ thuộc chỉ gồm một bộ giấy tờ. Thực tế nên tách thành hai phần:
- Hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc được thực hiện theo Thông tư 90/2026/TT-BTC. Đây là thủ tục nhằm đăng ký thông tin người phụ thuộc với cơ quan thuế.
- Hồ sơ xác định, chứng minh người phụ thuộc được thực hiện theo Thông tư 87/2026/TT-BTC. Đây là căn cứ chứng minh người được đăng ký thực sự thuộc đối tượng đủ điều kiện giảm trừ gia cảnh.
Do đó, kế toán không nên chỉ lập tờ khai hoặc đăng ký trên hệ thống rồi cho rằng hồ sơ đã hoàn tất. Chứng từ chứng minh người phụ thuộc vẫn cần được rà soát và lưu giữ đầy đủ.
Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc qua doanh nghiệp cần những gì?
Đây là trường hợp khá phổ biến đối với người lao động đang nhận tiền lương, tiền công tại doanh nghiệp và ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập thực hiện đăng ký.
Theo Điều 21 Thông tư 90/2026/TT-BTC, hồ sơ người lao động gửi cho cơ quan chi trả thu nhập gồm:
- Văn bản ủy quyền đăng ký thuế mẫu số 41/UQ-ĐKT.
- Bảng kê khai người phải trực tiếp nuôi dưỡng mẫu số 07/XN-NPT-TNCN, nếu đăng ký người phụ thuộc thuộc nhóm cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế có trách nhiệm trực tiếp nuôi dưỡng.
- Các giấy tờ xác định, chứng minh người phụ thuộc theo quy định về thuế thu nhập cá nhân.
Sau khi tiếp nhận, doanh nghiệp tổng hợp thông tin người phụ thuộc vào Tờ khai mẫu số 20-ĐKT-TH và gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp đồng thời phải lưu giữ hồ sơ đăng ký để cung cấp khi cơ quan thuế kiểm tra.
Như vậy, người lao động không phải tự lập mẫu 20-ĐKT-TH khi đã ủy quyền cho doanh nghiệp. Đây là phần việc của cơ quan chi trả thu nhập.
Nếu tự đăng ký người phụ thuộc thì chuẩn bị hồ sơ nào?
Trường hợp cá nhân không ủy quyền cho doanh nghiệp, người nộp thuế tự thực hiện thủ tục đăng ký.
Hồ sơ cơ bản gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐKT dành cho người phụ thuộc.
- Mẫu 07/XN-NPT-TNCN nếu thuộc trường hợp người phải trực tiếp nuôi dưỡng.
- Các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc tương ứng với từng trường hợp.
Địa điểm nộp hồ sơ được xác định tùy nguồn thu nhập và nơi cư trú của cá nhân. Với những trường hợp thông thường, hồ sơ có thể được thực hiện tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú hoặc qua phương thức điện tử theo hệ thống của cơ quan thuế.
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là con
Từ 01/07/2026, Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC hướng dẫn khá cụ thể theo từng trường hợp.
Con đẻ
Thông thường cần:
- Bản chụp Giấy khai sinh; hoặc
- Quyết định nhận cha, mẹ, con/văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác nhận quan hệ cha mẹ – con;
- Bản chụp thẻ Căn cước của con nếu đã được cấp.
Con nuôi
Ngoài Giấy khai sinh và Căn cước nếu đã có, cần thêm Quyết định công nhận hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi của cơ quan có thẩm quyền.
Con riêng của vợ hoặc chồng
Cần giấy tờ chứng minh mối quan hệ như:
- Giấy khai sinh;
- Căn cước của con nếu đã được cấp;
- Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ hợp pháp khác chứng minh mối quan hệ.
Con từ đủ 18 tuổi trở lên đang đi học
Ngoài giấy tờ chứng minh quan hệ cha mẹ – con, cần thêm một trong các giấy tờ như thẻ sinh viên, xác nhận của nhà trường hoặc tài liệu chứng minh đang học.
Quy định áp dụng với người đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, học nghề và một số trường hợp từ đủ 18 tuổi vẫn đang học phổ thông.
Con không có khả năng lao động
Nếu thuộc trường hợp mất năng lực hành vi dân sự, khuyết tật hoặc không có khả năng lao động thì ngoài giấy tờ chứng minh quan hệ còn phải chuẩn bị thêm tài liệu chứng minh tình trạng tương ứng.
Đăng ký vợ hoặc chồng làm người phụ thuộc cần gì?
Hồ sơ chứng minh cơ bản gồm:
- Bản chụp thẻ Căn cước của người phụ thuộc;
- Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh quan hệ vợ chồng.
Tuy nhiên, chỉ có quan hệ vợ chồng chưa đồng nghĩa đương nhiên được giảm trừ. Người phụ thuộc còn phải đáp ứng điều kiện về thu nhập, khả năng lao động và các điều kiện liên quan theo quy định thuế TNCN.
Hồ sơ đăng ký cha mẹ làm người phụ thuộc
Đây cũng là nhóm hồ sơ thường phát sinh tại doanh nghiệp.
Cha đẻ, mẹ đẻ
Có thể cần:
- Căn cước của cha hoặc mẹ;
- Giấy khai sinh của người nộp thuế hoặc giấy tờ khác chứng minh quan hệ cha mẹ – con.
Cha nuôi, mẹ nuôi
Cần thêm giấy tờ hợp pháp về việc nhận nuôi con nuôi.
Cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng
Thông thường cần:
- Căn cước của người phụ thuộc;
- Giấy khai sinh của vợ hoặc chồng;
- Giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế hoặc tài liệu tương đương chứng minh quan hệ.
Cha dượng, mẹ kế
Cần các giấy tờ thể hiện đầy đủ mối quan hệ giữa người nộp thuế, cha/mẹ ruột và cha dượng/mẹ kế.
Người phụ thuộc khác phải trực tiếp nuôi dưỡng chuẩn bị hồ sơ ra sao?
Đối với cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng, hồ sơ cần được chuẩn bị kỹ hơn.
Thông thường gồm:
- Bản chụp Căn cước của người phụ thuộc;
- Bảng kê mẫu 07/XN-NPT-TNCN;
- Tài liệu chứng minh quan hệ giữa hai bên;
- Tài liệu chứng minh nghĩa vụ nuôi dưỡng nếu có.
Nhóm này có thể bao gồm anh, chị, em ruột; ông bà nội, ngoại; cô, dì, chú, bác, cậu; cháu ruột và một số người mà người nộp thuế có nghĩa vụ trực tiếp nuôi dưỡng theo quy định pháp luật.
Nếu người phụ thuộc thuộc trường hợp không có khả năng lao động, hồ sơ còn phải có tài liệu chứng minh tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên theo quy định.
Thời hạn đăng ký người phụ thuộc năm 2026 cần đặc biệt lưu ý
Theo nguyên tắc mới tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP, người nộp thuế muốn được tính giảm trừ phải thực hiện đăng ký thuế và đăng ký người phụ thuộc.
Thời hạn đăng ký người phụ thuộc cùng hồ sơ chứng minh là trước ngày 31/12 của năm tính thuế. Hồ sơ sau đó được sử dụng ổn định cho các năm tiếp theo nếu thông tin không thay đổi.
Nếu trong năm người nộp thuế chưa tạm tính giảm trừ nhưng đủ điều kiện thì khi quyết toán có thể được xác định lại từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định.
Một điểm nữa cần nhớ: mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế trong cùng năm tính thuế. Nếu nhiều người cùng có nghĩa vụ nuôi dưỡng thì các bên cần thống nhất người đăng ký.
Mức giảm trừ người phụ thuộc năm 2026 là bao nhiêu?
Theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15:
- Giảm trừ cho bản thân người nộp thuế: 15,5 triệu đồng/tháng, tương đương 186 triệu đồng/năm.
- Giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc: 6,2 triệu đồng/tháng.
Các mức này có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2026.
Vì vậy, doanh nghiệp cần tránh hiểu rằng mức 6,2 triệu đồng chỉ bắt đầu áp dụng từ 01/07/2026. Mốc 01/07/2026 chủ yếu liên quan đến hiệu lực của hệ thống quy định mới về đăng ký thuế và hướng dẫn hồ sơ, trong khi mức giảm trừ đã áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2026.
HC247 hỗ trợ rà soát hồ sơ người phụ thuộc và thuế TNCN cho doanh nghiệp
Việc đăng ký người phụ thuộc tưởng đơn giản nhưng lại liên quan trực tiếp đến bảng lương, khấu trừ thuế TNCN, quyết toán cuối năm và hồ sơ giải trình của doanh nghiệp.
HC247 hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra thông tin người phụ thuộc, rà soát hồ sơ chứng minh, đối chiếu dữ liệu, kê khai thuế TNCN và xử lý các trường hợp sai hoặc thiếu thông tin.
Đội ngũ chuyên viên của HC247 có thể đồng hành từ khâu tiếp nhận hồ sơ người lao động, kiểm tra điều kiện đến tổng hợp dữ liệu phục vụ kê khai và quyết toán. Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp vẫn được hỗ trợ rà soát khi phát sinh yêu cầu điều chỉnh hoặc giải trình.
Chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế việc sửa dữ liệu vào thời điểm quyết toán và bảo đảm quyền giảm trừ hợp pháp cho người lao động.
Từ ngày 01/07/2026, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc có một số thay đổi về mẫu biểu, cách đăng ký và giấy tờ chứng minh đi kèm. Người lao động và doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc và hồ sơ chứng minh điều kiện giảm trừ gia cảnh, đồng thời kiểm tra kỹ thông tin cá nhân để tránh sai lệch khi kê khai, quyết toán thuế TNCN.
Nếu doanh nghiệp chưa chắc hồ sơ đã đầy đủ hoặc đang gặp vướng mắc khi đăng ký, điều chỉnh thông tin người phụ thuộc, HC247 hỗ trợ rà soát hồ sơ, hướng dẫn kê khai và xử lý các thủ tục thuế TNCN theo quy định hiện hành. Chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục, giúp hạn chế sai sót và thuận tiện hơn khi quyết toán thuế cuối năm.
