Nội quy lao động là gì? Hiểu đơn giản, đây là những quy định do người sử dụng lao động ban hành về nề nếp làm việc, hành vi vi phạm, cách xử lý kỷ luật và trách nhiệm khi gây thiệt hại. Nội quy giúp nhân viên biết cần tuân thủ điều gì và doanh nghiệp có cơ sở quản lý rõ ràng.
Để áp dụng đúng, doanh nghiệp cần trả lời 3 câu hỏi: mình có phải lập nội quy bằng văn bản không, bản nội quy đã đủ nội dung chưa và đã đến thời điểm có hiệu lực chưa?
Doanh nghiệp của bạn thuộc trường hợp nào?
Sử dụng từ 10 người lao động trở lên
Phải có nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện đăng ký. Nghĩa vụ này gắn với số người lao động được sử dụng, không chỉ với tên gọi hay loại hình doanh nghiệp.
Căn cứ: khoản 1 Điều 118 và khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động, bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH.
Nếu đang rà soát các việc cần làm sau khi tuyển nhân viên, bạn có thể xem thêm hướng dẫn dành cho doanh nghiệp mới thành lập trên HC247.
Sử dụng dưới 10 người lao động
Doanh nghiệp không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản, nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động. Trách nhiệm vật chất là trách nhiệm bồi thường khi gây thiệt hại trong các trường hợp pháp luật quy định.
Nhóm này không thuộc diện bắt buộc đăng ký theo khoản 1 Điều 119. Nếu tự ban hành nội quy bằng văn bản, thời điểm có hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy, theo Điều 121.
Gợi ý thực hiện: Dù ít nhân viên, bạn vẫn nên viết rõ giờ làm, cách xin nghỉ, bàn giao tài sản và đầu mối tiếp nhận phản ánh để mọi người dễ làm theo.
Một bản nội quy cần quy định những gì?
Kiểm tra đủ chín nhóm nội dung
Theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động và khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy cần có các nội dung chủ yếu:
- Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi.
- Trật tự tại nơi làm việc.
- An toàn, vệ sinh lao động.
- Phòng, chống quấy rối tình dục và trình tự, thủ tục xử lý.
- Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và sở hữu trí tuệ.
- Các trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng.
- Hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật.
- Trách nhiệm vật chất.
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật.
Viết để nhân viên hiểu và quản lý áp dụng được
Sau khi hiểu nội quy lao động là gì, hãy đối chiếu từng mục với công việc thực tế. Đừng chỉ viết “nhân viên phải chấp hành tốt” rồi bỏ trống cách thực hiện.
Ví dụ minh họa: Với bộ phận bán hàng làm theo ca, bản dự thảo nên làm rõ cách xác nhận lịch, báo vắng và bàn giao tiền hàng. Với nhân viên văn phòng, có thể mô tả cách sử dụng tài khoản công ty và bàn giao tài liệu.
Từ bản dự thảo đến nội quy có hiệu lực
Bước 1: Rà soát và tham khảo ý kiến
Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu nơi đó có tổ chức này. Nội dung không được trái pháp luật.
Căn cứ: khoản 2–3 Điều 118 Bộ luật Lao động.
Nên đối chiếu dự thảo với hợp đồng, lịch làm việc, quy trình bàn giao và quy chế liên quan. Chẳng hạn, giờ làm trong các tài liệu không nên mâu thuẫn khiến nhân viên không biết phải theo lịch nào.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Theo Điều 120 Bộ luật Lao động, hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm:
- Văn bản đề nghị đăng ký.
- Nội quy lao động.
- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, đối với nơi có tổ chức này.
- Các văn bản có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, nếu có.
Bạn nên lập danh sách tài liệu trước khi nộp và lưu riêng bản nội quy đã ban hành để tránh gửi nhầm bản dự thảo.
Bước 3: Nộp đúng nơi, đúng thời hạn
Trong 10 ngày kể từ ngày ban hành, doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc phải nộp hồ sơ đăng ký. Nơi tiếp nhận là cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh hoặc cấp xã nếu được cấp tỉnh ủy quyền, tại nơi đăng ký kinh doanh.
Trong 07 ngày làm việc từ khi nhận hồ sơ, nếu phát hiện nội dung trái pháp luật, cơ quan tiếp nhận thông báo, hướng dẫn sửa đổi và đăng ký lại.
Căn cứ: khoản 2–3 Điều 119 Bộ luật Lao động; Điều 67 Nghị định 129/2025/NĐ-CP; thủ tục theo Quyết định 628/QĐ-BNV.
Hãy kiểm tra hướng dẫn địa phương trước khi nộp; không mặc định dùng tên cơ quan cấp huyện trong các bài hướng dẫn cũ.
Bước 4: Theo dõi hiệu lực và phổ biến
Đối với nội quy phải đăng ký, hiệu lực bắt đầu sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ, theo Điều 121 Bộ luật Lao động. Mốc này khác thời hạn 07 ngày làm việc nêu trên.
Doanh nghiệp phải thông báo nội quy đến người lao động và niêm yết nội dung chính ở nơi cần thiết tại nơi làm việc, theo khoản 4 Điều 118 Bộ luật Lao động.
Về quản lý hồ sơ, nên lưu bằng chứng tiếp nhận, bản đang áp dụng và tài liệu phổ biến cho nhân viên. Đây là gợi ý tổ chức công việc, không phải thành phần hồ sơ đăng ký bổ sung.
Các lỗi cần tránh khi áp dụng nội quy
Ghi “đi muộn bị phạt tiền”
Không được phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật, theo khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động. Vì vậy, không nên đưa mức phạt tiền cho mỗi lần đi muộn vào nội quy.
Cho rằng có nội quy là được sa thải
Nội quy không cho phép doanh nghiệp tự đặt mọi trường hợp sa thải. Việc xử lý còn phải đáp ứng căn cứ, nguyên tắc và thủ tục tương ứng tại Điều 122, 125 Bộ luật Lao động.
Bạn có thể đọc thêm phần kỷ luật lao động theo Bộ luật Lao động để rà soát cùng các nghĩa vụ nhân sự khác.
Sao chép mẫu rồi để nguyên
Gợi ý biên tập: Dùng mẫu như danh sách kiểm tra, sau đó điều chỉnh theo ca làm, tài sản bàn giao và người phụ trách. Một bản dễ hiểu, phù hợp hoạt động sẽ thuận tiện hơn khi hướng dẫn nhân viên mới.
Khi tìm hiểu nội quy lao động là gì, bước tiếp theo nên là kiểm tra số lao động đang sử dụng và tình trạng hồ sơ hiện có. Sau đó rà soát đủ nội dung, thực hiện thủ tục cần thiết và phân công người theo dõi việc phổ biến.
Nếu cần tổ chức công việc kế toán song song với quản lý doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo dịch vụ kế toán trọn gói tại TP.HCM của HC247 và trao đổi rõ phạm vi hỗ trợ trước khi lựa chọn.
