Khi tuyển nhân sự, doanh nghiệp không chỉ cần xác định “trả bao nhiêu tiền” cho một vị trí mà còn phải có cách phân chia mức lương giữa các chức danh, bậc công việc sao cho hợp lý. Đây chính là lúc thang bảng lương trở thành một tài liệu quan trọng trong quản lý tiền lương.
Vậy thang bảng lương là gì, doanh nghiệp có bắt buộc phải xây dựng không và năm 2026 cần căn cứ mức lương tối thiểu nào? Bài viết dưới đây sẽ giải thích theo cách dễ áp dụng, đồng thời lưu ý những điểm doanh nghiệp thường nhầm khi lập hệ thống tiền lương.
Thang bảng lương là gì?
Thang bảng lương là hệ thống các mức lương được doanh nghiệp xây dựng theo nhóm công việc, chức danh và bậc lương, làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận tiền lương trong hợp đồng và trả lương cho người lao động.
Pháp luật lao động không đưa ra một định nghĩa riêng cho thuật ngữ “thang bảng lương”. Tuy nhiên, Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động để làm cơ sở quản lý và trả lương.
Có thể hiểu đơn giản:
- Thang lương: thể hiện các bậc hoặc mức lương tăng dần trong một nhóm chức danh, công việc.
- Bảng lương: thể hiện mức lương tương ứng với từng chức danh, nhóm công việc, bậc lương mà doanh nghiệp xây dựng.
- Thang bảng lương: cách gọi chung cho hệ thống này trong doanh nghiệp.
Thang bảng lương có phải là bảng thanh toán tiền lương?
Không. Đây là hai loại tài liệu khác nhau.
Thang bảng lương được xây dựng để xác định khung, mức lương theo công việc hoặc chức danh. Trong khi đó, bảng thanh toán tiền lương phản ánh số tiền thực tế phải trả cho người lao động trong kỳ.
HC247 hiện có nội dung riêng về Mẫu số 01-LĐTL – Bảng thanh toán tiền lương theo Thông tư 99/2025/TT-BTC để doanh nghiệp thuận tiện phân biệt hai loại hồ sơ này.
Doanh nghiệp có bắt buộc xây dựng thang bảng lương không?
Có. Người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
Khoản 1 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 quy định hệ thống này được sử dụng làm cơ sở để:
- Tuyển dụng và sử dụng người lao động;
- Thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động;
- Trả lương cho người lao động.
Như vậy, doanh nghiệp không nên hiểu thang bảng lương là một bộ hồ sơ chỉ lập khi cơ quan quản lý yêu cầu. Đây là một phần trong hệ thống quản lý tiền lương của người sử dụng lao động.
Khi nào doanh nghiệp nên rà soát lại thang bảng lương?
Doanh nghiệp nên kiểm tra lại hệ thống lương khi có những thay đổi như:
- Thay đổi mức lương tối thiểu áp dụng;
- Mở thêm chức danh hoặc nhóm công việc;
- Thay đổi cơ cấu, cấp bậc nhân sự;
- Điều chỉnh chính sách tiền lương;
- Hệ thống cũ không còn phù hợp với thực tế hoạt động.
Không nên giữ nguyên một mẫu thang bảng lương nhiều năm chỉ vì doanh nghiệp đã từng lập hồ sơ. Điều quan trọng là các mức lương đang áp dụng phải phù hợp với quy định hiện hành và chính sách trả lương thực tế của doanh nghiệp.
Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương theo quy định hiện hành
Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp cần lưu ý một số yêu cầu chính khi xây dựng hệ thống tiền lương.
1. Phải phù hợp với công việc và chức danh
Thang bảng lương phải phục vụ việc xác định mức lương theo công việc hoặc chức danh. Vì vậy, doanh nghiệp nên phân loại vị trí dựa trên trách nhiệm, yêu cầu chuyên môn, năng lực và tính chất công việc thay vì chỉ chia lương theo tên gọi chức vụ.
Ví dụ minh họa, một doanh nghiệp có thể phân nhóm:
- Nhân viên hành chính;
- Nhân viên kinh doanh;
- Kế toán;
- Chuyên viên;
- Trưởng bộ phận;
- Quản lý.
Sau đó thiết kế các bậc lương phù hợp với từng nhóm.
2. Mức lương phải đáp ứng mức tối thiểu theo quy định
Đây là điểm cần kiểm tra kỹ nhất khi lập thang bảng lương.
Từ ngày 01/01/2026, mức lương tối thiểu được áp dụng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, thay thế Nghị định 74/2024/NĐ-CP.
| Vùng | Lương tối thiểu tháng | Lương tối thiểu giờ |
| Vùng I | 5.310.000 đồng/tháng | 25.500 đồng/giờ |
| Vùng II | 4.730.000 đồng/tháng | 22.700 đồng/giờ |
| Vùng III | 4.140.000 đồng/tháng | 20.000 đồng/giờ |
| Vùng IV | 3.700.000 đồng/tháng | 17.800 đồng/giờ |
Mức áp dụng cụ thể phụ thuộc vào địa bàn hoạt động của người sử dụng lao động. Trường hợp doanh nghiệp có chi nhánh ở những địa bàn có mức lương tối thiểu khác nhau thì từng đơn vị, chi nhánh áp dụng theo địa bàn nơi mình hoạt động theo quy định.
Do đó, trước khi lập hoặc cập nhật thang bảng lương năm 2026, doanh nghiệp nên kiểm tra đúng địa bàn áp dụng lương tối thiểu, thay vì lấy một mức chung cho toàn bộ hệ thống.
3. Phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có
Nếu tại cơ sở có tổ chức đại diện người lao động, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức này khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
Sau khi xây dựng, thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Cách xây dựng thang bảng lương thực tế cho doanh nghiệp
Thay vì lấy một mẫu có sẵn rồi thay tên công ty, doanh nghiệp nên xây dựng theo chính cơ cấu nhân sự của mình.
Bước 1: Liệt kê các chức danh và nhóm công việc
Trước tiên, lập danh sách những vị trí đang sử dụng lao động. Các công việc có yêu cầu, trách nhiệm tương đồng có thể được xếp vào cùng một nhóm.
Ví dụ: nhóm nhân viên văn phòng, nhóm kinh doanh, nhóm kỹ thuật, nhóm quản lý.
Bước 2: Xác định số bậc lương
Doanh nghiệp có thể thiết kế nhiều bậc trong cùng một nhóm chức danh để phản ánh sự khác biệt về năng lực, kinh nghiệm hoặc mức độ trách nhiệm.
Pháp luật hiện hành không còn quy định cứng khoảng cách tối thiểu 5% giữa hai bậc lương như quy định trước đây. Doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng khoảng cách giữa các bậc phù hợp với cơ cấu và khả năng chi trả của mình.
Điều quan trọng là cách thiết kế phải có lý do rõ ràng và nhất quán, tránh trường hợp hai vị trí có giá trị công việc tương đương nhưng chênh lệch lương thiếu cơ sở.
Bước 3: Đối chiếu với mức lương tối thiểu năm 2026
Sau khi phân nhóm và xác định các bậc, doanh nghiệp đối chiếu mức lương dự kiến với mức lương tối thiểu theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP.
Đây là bước đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp đang cập nhật thang bảng lương cũ sang năm 2026.
Ví dụ bảng thang lương doanh nghiệp vùng I năm 2026
| Chức danh | Bậc 1 | Bậc 2 | Bậc 3 |
|---|---|---|---|
| Nhân viên hành chính | 5.500.000 | 6.000.000 | 6.600.000 |
| Nhân viên kinh doanh | 6.000.000 | 6.700.000 | 7.500.000 |
| Nhân viên kế toán | 6.500.000 | 7.200.000 | 8.000.000 |
| Trưởng bộ phận | 9.000.000 | 10.000.000 | 11.500.000 |
Đơn vị: đồng/tháng. Số liệu giả định để minh họa cách phân chia bậc lương, không phải mức lương bắt buộc cho từng chức danh.
Bảng trên có các mức lương không thấp hơn mức tối thiểu tháng vùng I là 5.310.000 đồng áp dụng từ ngày 01/01/2026 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP.
Bước 4: Đối chiếu với hợp đồng lao động và cách trả lương thực tế
Một hệ thống lương chỉ có ý nghĩa khi khớp với hồ sơ nhân sự đang sử dụng.
Doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Mức lương ghi trong hợp đồng lao động;
- Chức danh và công việc thực tế;
- Quy chế trả lương;
- Chính sách phụ cấp, thưởng nếu có;
- Cách tính và thanh toán lương thực tế.
Không nên xây dựng một bảng lương “đẹp trên giấy” nhưng không phản ánh cách doanh nghiệp đang trả lương.
Bước 5: Ban hành và công khai
Sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp thực hiện các bước cần thiết theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, trong đó có việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu thuộc trường hợp áp dụng và công bố công khai trước khi thực hiện.
Doanh nghiệp có phải đăng ký thang bảng lương với cơ quan nhà nước không?
Đây là câu hỏi nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm với quy định trước đây.
Bộ luật Lao động 2019 không còn quy định doanh nghiệp phải gửi thang bảng lương đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động như cơ chế của Bộ luật Lao động 2012. Thay vào đó, Điều 93 tập trung vào trách nhiệm xây dựng, tham khảo ý kiến và công khai thang lương, bảng lương tại nơi làm việc.
Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt “xây dựng thang bảng lương” với “đăng ký thang bảng lương” theo quy định cũ để tránh chuẩn bị hồ sơ không còn phù hợp.
Những lỗi thường gặp khi xây dựng thang bảng lương
Một số sai sót doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi ban hành gồm:
- Lấy nguyên mẫu trên mạng và sử dụng ngay mà không điều chỉnh theo chức danh, cơ cấu nhân sự thực tế.
- Áp dụng mức lương tối thiểu cũ, đặc biệt khi doanh nghiệp chưa cập nhật hệ thống sau ngày 01/01/2026.
- Nhầm thang bảng lương với bảng thanh toán tiền lương, dẫn đến xây dựng sai mục đích của tài liệu.
- Chia bậc lương nhưng không có tiêu chí rõ ràng, khiến việc xét tăng lương thiếu nhất quán.
- Không công khai thang bảng lương trước khi áp dụng hoặc bỏ qua bước tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi thuộc trường hợp phải thực hiện.
HC247 có thể hỗ trợ doanh nghiệp những gì?
Việc xây dựng thang bảng lương liên quan trực tiếp đến hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm và hồ sơ kế toán. Nếu doanh nghiệp chưa có nhân sự chuyên trách, việc rà soát đồng bộ sẽ thuận tiện hơn thay vì xử lý từng phần riêng lẻ.
- HC247 hiện cung cấp dịch vụ kế toán doanh nghiệp và các dịch vụ liên quan đến hệ thống kế toán, tiền lương.
- Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo dịch vụ sổ sách kế toán nếu cần thiết lập hoặc chuẩn hóa hệ thống hồ sơ kế toán, trong đó có các chứng từ liên quan đến lao động – tiền lương.
- Nếu doanh nghiệp cần xử lý tổng thể hơn, dịch vụ kế toán thuế có thể phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập hoặc chưa có bộ phận kế toán hoàn chỉnh.
Hiểu đúng thang bảng lương là gì sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống tiền lương minh bạch, phù hợp với từng chức danh, vị trí công việc và khả năng chi trả thực tế.
Trong năm 2026, doanh nghiệp cần đối chiếu mức lương đang áp dụng với quy định về lương tối thiểu vùng tại Nghị định 293/2025/NĐ-CP, đồng thời thực hiện đúng yêu cầu về tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có và công khai thang bảng lương trước khi áp dụng.
Bên cạnh việc xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp nên quản lý đồng bộ hợp đồng lao động, bảng chấm công, chứng từ thanh toán tiền lương và hồ sơ bảo hiểm xã hội. Có thể tham khảo thêm hướng dẫn cách làm bảng lương bằng Excel để thuận tiện trong quá trình tính và theo dõi tiền lương thực tế.
Liên hệ HC247 để được hỗ trợ kế toán và hồ sơ tiền lương
Việc quản lý thang bảng lương không chỉ liên quan đến chính sách nhân sự mà còn ảnh hưởng đến công tác hạch toán chi phí tiền lương, lập chứng từ kế toán, kê khai thuế và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm xã hội.
Nếu doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán chuyên trách hoặc cần rà soát hệ thống chứng từ tiền lương, HC247 cung cấp các dịch vụ hỗ trợ phù hợp với quy mô và tình hình thực tế.
Dịch vụ liên quan tại HC247:
- Dịch vụ kế toán doanh nghiệp: Hỗ trợ tổ chức công tác kế toán, quản lý chứng từ, hạch toán chi phí và kê khai thuế.
- Dịch vụ sổ sách kế toán: Hỗ trợ kiểm tra, hoàn thiện và quản lý hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán, bao gồm các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương.
- Dịch vụ khai báo bảo hiểm xã hội: Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội đối với người lao động.
Thông tin liên hệ HC247:
- Hotline: 0973.567.234
- Email: ketoan@hc247.vn
- Website: https://hc247.vn/
Liên hệ HC247 để được tư vấn giải pháp kế toán, thuế, quản lý chứng từ tiền lương và bảo hiểm xã hội phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về thang bảng lương
Có. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019.
Từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp căn cứ Nghị định 293/2025/NĐ-CP để xác định mức lương tối thiểu theo vùng.
Không còn quy định cứng mức chênh lệch 5% giữa các bậc lương. Doanh nghiệp chủ động thiết kế mức chênh lệch phù hợp với hệ thống tiền lương của mình.
Không. Thang bảng lương là cơ sở xác định mức lương theo công việc, chức danh và bậc; bảng thanh toán tiền lương là chứng từ phản ánh số tiền phải trả cho người lao động trong kỳ.
