Từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và bộ phận kế toán cần áp dụng quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Một trong những nội dung cần đặc biệt lưu ý là thời điểm lập hóa đơn, bởi mỗi loại giao dịch có thể gắn với một mốc khác nhau: chuyển giao hàng hóa, hoàn thành dịch vụ, nghiệm thu công trình, thu tiền, đối soát dữ liệu hoặc thông quan hàng xuất khẩu.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 30/06/2026, có hiệu lực từ 01/07/2026 và thay thế các quy định trước đây tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Vậy thời điểm xuất hóa đơn mới nhất từ ngày 01/7/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP được xác định thế nào? HC247 tổng hợp dưới đây theo từng nhóm giao dịch để doanh nghiệp dễ áp dụng vào thực tế.
Từ 01/7/2026, nên hiểu “thời điểm xuất hóa đơn” như thế nào?
Trong thực tế, doanh nghiệp thường sử dụng cụm từ “xuất hóa đơn”. Tuy nhiên, thuật ngữ được Nghị định 254/2026/NĐ-CP sử dụng là “thời điểm lập hóa đơn”.
Điều quan trọng là không nên mặc định ngày nhận tiền chính là ngày phải lập hóa đơn. Tùy bản chất giao dịch, thời điểm lập hóa đơn có thể là ngày bàn giao hàng hóa, ngày hoàn thành dịch vụ, ngày nghiệm thu hoặc một mốc đối soát được pháp luật quy định riêng. Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP là căn cứ chính để xác định các mốc này.
Các câu hỏi kế toán nên kiểm tra trước khi lập hóa đơn
Trước khi chọn ngày hóa đơn, doanh nghiệp nên xác định:
- Giao dịch là bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ?
- Hàng hóa đã chuyển giao hoặc dịch vụ đã hoàn thành chưa?
- Khoản tiền nhận được là tiền thanh toán hay tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng?
- Ngành nghề có thuộc nhóm được áp dụng thời điểm lập hóa đơn đặc thù hay không?
Chỉ cần xác định sai một trong các yếu tố trên, ngày hóa đơn có thể không còn phù hợp với bản chất giao dịch.
Thời điểm xuất hóa đơn đối với bán hàng hóa
Bán hàng hóa trong nước
Đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc việc người bán đã nhận tiền hay chưa.
Ví dụ, doanh nghiệp giao hàng và chuyển quyền sở hữu cho khách ngày 08/08/2026 nhưng khách thanh toán ngày 20/08/2026 thì về nguyên tắc, thời điểm cần xem xét lập hóa đơn là ngày giao và chuyển quyền sở hữu, không phải chờ đến ngày khách thanh toán.
Hàng hóa giao thành nhiều lần
Nếu hợp đồng thực hiện giao hàng nhiều đợt, mỗi lần giao hàng phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị hàng hóa đã giao. Quy định tương tự cũng được áp dụng khi dịch vụ được bàn giao theo từng hạng mục hoặc từng công đoạn.
Doanh nghiệp vì vậy không nên chờ đến khi hoàn thành toàn bộ hợp đồng mới xuất một hóa đơn nếu thực tế đã phát sinh các lần giao hàng hoặc bàn giao riêng biệt thuộc trường hợp phải lập hóa đơn.
Xuất khẩu hàng hóa phải lập hóa đơn vào thời điểm nào?
Đây là một trong những mốc doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần rà soát lại từ ngày 01/07/2026.
Đối với xuất khẩu hàng hóa, bao gồm gia công xuất khẩu, người bán được chủ động xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử. Tuy nhiên, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo pháp luật hải quan.
Như vậy, kế toán cần theo dõi sát thông tin thông quan thay vì chỉ căn cứ ngày tàu chạy, ngày thanh toán hoặc ngày lập chứng từ thương mại.
Ngoài thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp xuất khẩu còn phải xác định đúng tỷ giá ghi trên hóa đơn. Bạn có thể tham khảo bài viết tỷ giá xuất hóa đơn xuất khẩu từ ngày 01/7/2026 áp dụng theo Thông tư 99 hay Nghị định 252 để phân biệt tỷ giá trên hóa đơn, tỷ giá hải quan và tỷ giá ghi nhận kế toán.
Trường hợp cần xác định tỷ giá cho từng loại hàng hóa, doanh nghiệp có thể xem thêm hướng dẫn xuất hóa đơn hàng hóa từ 01/07/2026 áp dụng tỷ giá nào.
Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ
Dịch vụ đã hoàn thành nhưng khách chưa thanh toán
Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn về nguyên tắc là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, kể cả dịch vụ cung cấp cho tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa.
Vì vậy, việc khách hàng chưa chuyển tiền không đồng nghĩa doanh nghiệp được tự động lùi ngày xuất hóa đơn.
Thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ
Nếu doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Tuy nhiên, Nghị định loại trừ trường hợp thu tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Đây là điểm kế toán nên đặc biệt lưu ý: không phải khoản tiền nào nhận trước khi hoàn thành dịch vụ cũng được xử lý giống nhau.
Các trường hợp có thời điểm lập hóa đơn riêng từ 01/7/2026
Ngoài hàng hóa và dịch vụ thông thường, Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định nhiều trường hợp đặc thù.
Xây dựng, lắp đặt
Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt đã hoàn thành, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
Vì vậy, hồ sơ nghiệm thu và biên bản bàn giao là những tài liệu kế toán cần theo dõi chặt chẽ để xác định đúng ngày hóa đơn.
Kinh doanh bất động sản và xây dựng nhà để bán
Nếu chưa chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng nhưng doanh nghiệp thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ ghi trong hợp đồng, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo ngày thu tiền hoặc thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
Khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đã được chuyển giao, thời điểm lập hóa đơn gắn với thời điểm chuyển giao đó, không phụ thuộc việc người bán đã thu đủ tiền hay chưa.
Dịch vụ cần đối soát dữ liệu
Một số hoạt động phát sinh thường xuyên và cần đối soát như điện, nước, logistics, thương mại điện tử, bưu chính, chuyển phát, viễn thông, công nghệ thông tin, nền tảng số, dịch vụ ngân hàng nhất định, bảo hiểm, bảo vệ, suất ăn công nghiệp và một số dịch vụ khác được áp dụng cơ chế riêng.
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu, nhưng về nguyên tắc không được quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ hoặc quá 07 ngày từ ngày kết thúc kỳ quy ước, tùy trường hợp.
Riêng một số dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin và dữ liệu phải đối soát kết nối giữa các cơ sở kinh doanh, thời hạn có thể căn cứ thời điểm hoàn thành đối soát nhưng không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ.
Bán lẻ xăng dầu
Đối với xăng dầu bán tại cửa hàng bán lẻ, thời điểm lập hóa đơn là khi kết thúc từng lần bán. Do đó, doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu cần bảo đảm hệ thống bán hàng và hóa đơn điện tử có khả năng ghi nhận giao dịch sát với từng lần bán thực tế.
Taxi sử dụng phần mềm tính tiền
Với doanh nghiệp, hợp tác xã kinh doanh taxi sử dụng phần mềm tính tiền, hóa đơn điện tử được lập khi kết thúc chuyến đi, đồng thời dữ liệu hóa đơn được chuyển đến cơ quan thuế theo quy định.
Thu phí đường bộ không dừng
Thông thường, ngày lập hóa đơn là ngày phương tiện đi qua trạm thu phí.
Nếu khách hàng có một hoặc nhiều phương tiện sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp có thể lập hóa đơn định kỳ nhưng chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ và phải thể hiện chi tiết các lượt xe theo quy định.
Cơ sở khám chữa bệnh
Nếu cơ sở y tế có hệ thống quản lý viện phí, từng giao dịch đã có phiếu thu và khách hàng không yêu cầu hóa đơn, cuối ngày cơ sở có thể tổng hợp dữ liệu để lập hóa đơn điện tử.
Nếu khách yêu cầu hóa đơn thì cơ sở phải lập hóa đơn giao cho khách theo quy định. Đối với hóa đơn lập cho cơ quan bảo hiểm xã hội, thời điểm lập gắn với thời điểm cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh.
Hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng
Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo kỳ hạn thu lãi trong thỏa thuận cho vay. Nếu đến kỳ hạn nhưng chưa thu được lãi thì thời điểm lập hóa đơn là khi thực tế thu được khoản lãi đó. Trường hợp người vay trả lãi trước hạn, hóa đơn được lập tại thời điểm thu lãi trước hạn.
Giao dịch phát sinh ban đêm
Một điểm đáng chú ý là trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động và giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong giờ làm việc ban đêm thì thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
Quy định này không nên được hiểu là mọi doanh nghiệp đều được phép dồn hóa đơn sang ngày hôm sau; cần đáp ứng đúng điều kiện của trường hợp đặc thù nêu trên.
HC247 hỗ trợ rà soát hóa đơn và nghiệp vụ kế toán – thuế
Quy định về thời điểm xuất hóa đơn từ ngày 01/7/2026 không chỉ có một mốc áp dụng cho tất cả doanh nghiệp. Chỉ riêng Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã phân chia nhiều trường hợp theo tính chất giao dịch và ngành nghề.
HC247 hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra thời điểm lập hóa đơn, rà soát chứng từ, kê khai thuế và xử lý các nghiệp vụ hóa đơn điện tử phát sinh trong quá trình hoạt động. Đội ngũ chuyên viên của HC247 sẽ căn cứ hồ sơ và giao dịch thực tế để xác định hướng xử lý phù hợp, hạn chế việc áp dụng máy móc một quy định cho nhiều loại nghiệp vụ khác nhau.
Doanh nghiệp cũng nên cập nhật đầy đủ những điểm mới về hóa đơn điện tử tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP để điều chỉnh quy trình lập, ký và truyền dữ liệu hóa đơn từ ngày 01/7/2026.
Bên cạnh việc xử lý từng trường hợp, chúng tôi có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát quy trình hóa đơn – kế toán – thuế, kiểm tra sự đồng nhất giữa hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và sổ sách kế toán.
