Nhập một lô hàng từ nước ngoài về Việt Nam không đơn giản là đặt hàng, chờ hàng cập cảng rồi mở tờ khai hải quan. Trước khi hàng được vận chuyển, doanh nghiệp đã cần xác định mã HS, chính sách nhập khẩu, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, xuất xứ và các loại thuế dự kiến.
Chỉ cần xác định sai một trong những nội dung trên, lô hàng có thể phải bổ sung chứng từ, chờ kiểm tra hoặc phát sinh thêm chi phí lưu container, lưu bãi. Dưới đây, HC247 hướng dẫn thủ tục nhập khẩu hàng hóa theo trình tự thực tế để doanh nghiệp dễ kiểm tra và chuẩn bị trước khi đưa hàng về Việt Nam.
Trước khi nhập hàng, cần kiểm tra chính sách mặt hàng
Đây nên là bước đầu tiên, thậm chí cần thực hiện trước khi ký hợp đồng và chuyển tiền cho nhà cung cấp.
Đối với doanh nghiệp mới hoạt động, trước khi nhập khẩu lô hàng đầu tiên cần kiểm tra ngành nghề đăng ký, thông tin tài khoản ngân hàng, chữ ký số, phương pháp kê khai thuế và các thủ tục pháp lý liên quan. Doanh nghiệp có thể tham khảo việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp để hoàn thiện các đầu việc ban đầu trước khi ký hợp đồng ngoại thương, thanh toán quốc tế và mở tờ khai hải quan.
Theo hệ thống quy định về quản lý ngoại thương hiện hành, không phải hàng hóa nào cũng được nhập khẩu theo cùng một cách. Doanh nghiệp cần xác định mặt hàng dự kiến nhập thuộc nhóm nào: hàng được nhập khẩu thông thường, hàng cấm hoặc tạm ngừng nhập khẩu, hàng nhập khẩu có điều kiện, hàng phải có giấy phép, hàng thuộc hạn ngạch hay hàng phải kiểm tra chuyên ngành.
Kiểm tra mã HS của hàng hóa
Mã HS ảnh hưởng trực tiếp đến:
- Chính sách quản lý mặt hàng;
- Thuế suất nhập khẩu;
- Thuế GTGT;
- Khả năng áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt;
- Yêu cầu giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành;
- Hồ sơ cần khai với cơ quan hải quan.
Một lỗi khá phổ biến là chọn mã HS chỉ dựa vào tên hàng trên invoice. Trong khi đó, việc phân loại còn phải xem xét bản chất, thành phần, cấu tạo, công dụng, thông số kỹ thuật và quy tắc phân loại hàng hóa.
Với máy móc, thiết bị, hóa chất hoặc sản phẩm có cấu tạo phức tạp, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp gửi catalogue, datasheet hoặc tài liệu kỹ thuật trước khi hàng xuất đi.
Kiểm tra xuất xứ và C/O
Nếu hàng hóa có xuất xứ từ quốc gia hoặc vùng lãnh thổ đang có hiệp định thương mại với Việt Nam, chứng từ chứng nhận xuất xứ phù hợp có thể ảnh hưởng đáng kể đến mức thuế nhập khẩu áp dụng.
Do đó, doanh nghiệp nên thống nhất với nhà cung cấp từ khi đàm phán hợp đồng về việc cung cấp C/O hoặc chứng từ xuất xứ phù hợp, thay vì đợi hàng về mới kiểm tra.
Lưu ý địa điểm làm thủ tục từ ngày 14/08/2026
Quyết định 31/2026/QĐ-TTg có hiệu lực từ 14/08/2026, thay thế Quyết định 23/2019/QĐ-TTg và ban hành danh mục hàng hóa phải làm thủ tục hải quan tại cửa khẩu nhập. Danh mục mới gồm 12 nhóm như rượu, bia malt, thuốc lá, ô tô chở người dưới 16 chỗ, xăng, một số máy điều hòa, máy bay, du thuyền và một số hàng hóa đặc thù khác.
Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra cả mã HS lẫn địa điểm được phép mở tờ khai trước khi bố trí tuyến vận chuyển.
Hồ sơ nhập khẩu hàng hóa cần chuẩn bị những gì?
Một điểm cần phân biệt là bộ chứng từ giao dịch của doanh nghiệp không hoàn toàn đồng nghĩa với hồ sơ phải nộp cho cơ quan hải quan.
Bộ chứng từ thương mại thường có
Tùy phương thức giao dịch và vận chuyển, doanh nghiệp thường chuẩn bị:
- Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract);
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice);
- Phiếu đóng gói (Packing List);
- Vận đơn đường biển, hàng không hoặc chứng từ vận tải tương đương;
- Chứng từ xuất xứ C/O nếu có;
- Catalogue, tài liệu kỹ thuật;
- Chứng nhận chất lượng, phân tích, MSDS… nếu tính chất hàng hóa yêu cầu.
Doanh nghiệp cần kiểm tra sự thống nhất về tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, người bán, người mua và thông tin vận tải giữa các chứng từ.
Hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu
Theo quy định được cập nhật tại Thông tư 121/2025/TT-BTC, tùy từng trường hợp, hồ sơ hải quan nhập khẩu có thể bao gồm tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại hoặc chứng từ tương đương, vận đơn, giấy phép nhập khẩu, chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, chứng từ chứng minh điều kiện nhập khẩu, tờ khai trị giá và chứng từ xuất xứ.
Như vậy, không nên hiểu rằng mọi chứng từ trong bộ hồ sơ thương mại đều bắt buộc phải nộp cho hải quan đối với tất cả lô hàng. Thành phần hồ sơ thực tế phụ thuộc loại hàng, loại hình nhập khẩu và chính sách quản lý áp dụng.
Quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa thực tế
Thay vì chia thành quá nhiều bước nhỏ, doanh nghiệp có thể kiểm soát một lô hàng nhập khẩu theo 8 giai đoạn chính dưới đây:
Bước 1: Kiểm tra hàng hóa trước khi đặt mua
Xác định mã HS dự kiến, chính sách nhập khẩu, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, yêu cầu nhãn hàng hóa và thuế dự kiến.
Nếu phát hiện hàng thuộc diện phải xin giấy phép, nên hoàn thành hoặc xác định chắc chắn điều kiện cấp phép trước khi yêu cầu nhà cung cấp giao hàng.
Bước 2: Ký hợp đồng và kiểm tra chứng từ
Hai bên thống nhất tên hàng, specification, số lượng, giá, Incoterms, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng và trách nhiệm cung cấp C/O hoặc chứng từ kỹ thuật.
Trước khi tàu hoặc máy bay khởi hành, doanh nghiệp nên đối chiếu draft invoice, packing list và vận đơn để xử lý sai lệch sớm.
Bước 3: Theo dõi hàng đến và làm thủ tục chuyên ngành
Khi nhận được thông tin hàng sắp đến, doanh nghiệp kiểm tra Arrival Notice, vận đơn, lịch tàu và thời gian miễn lưu container/lưu bãi.
Nếu hàng thuộc diện kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm hoặc quản lý chuyên ngành khác, cần thực hiện thủ tục tương ứng theo quy định đối với chính mặt hàng đó.
Bước 4: Khai và truyền tờ khai hải quan
Doanh nghiệp chuẩn bị dữ liệu và khai hải quan điện tử, trong đó đặc biệt chú ý:
- Mã loại hình;
- Mã HS;
- Trị giá khai báo;
- Thuế suất;
- Xuất xứ;
- Số vận đơn;
- Cảng và địa điểm lưu hàng;
- Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành.
Đối với hàng nhập khẩu, tờ khai hải quan có thể được nộp trước ngày hàng đến cửa khẩu hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu.
Doanh nghiệp khai điện tử cần có công cụ xác thực phù hợp; có thể tham khảo thêm giải pháp chữ ký số tại HC247.
Bước 5: Xử lý kết quả phân luồng
Sau khi đăng ký tờ khai, hồ sơ được xử lý theo cơ chế quản lý rủi ro.
- Luồng xanh: thường thuận lợi hơn về khâu kiểm tra hồ sơ, nhưng doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng đầy đủ nghĩa vụ về thuế và các điều kiện liên quan.
- Luồng vàng: cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ, doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng từ để giải trình khi được yêu cầu.
- Luồng đỏ: ngoài kiểm tra hồ sơ còn có thể kiểm tra thực tế hàng hóa.
Nếu tên hàng, HS, trị giá hoặc chứng từ không thống nhất, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn dự kiến.
Bước 6: Thực hiện nghĩa vụ thuế
Các khoản thuế phải nộp không giống nhau cho mọi mặt hàng. Doanh nghiệp cần xác định dựa trên mã HS, trị giá hải quan, xuất xứ và chính sách thuế của từng hàng hóa.
Thông thường cần quan tâm đến thuế nhập khẩu và thuế GTGT khâu nhập khẩu; một số mặt hàng còn có thể liên quan đến thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường hoặc các nghĩa vụ tài chính khác.
Đây cũng là dữ liệu cần được chuyển đầy đủ sang bộ phận dịch vụ kế toán doanh nghiệp để hạch toán giá vốn, thuế và công nợ đúng với chứng từ nhập khẩu.
Bước 7: Thông quan và nhận hàng
Sau khi hoàn thành các yêu cầu về hồ sơ, thuế, kiểm tra chuyên ngành và kiểm tra thực tế nếu có, doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhận hàng tại cảng, sân bay, ICD hoặc địa điểm lưu giữ tương ứng.
Trước khi điều xe nhận hàng nên kiểm tra:
- Tình trạng thông quan;
- Lệnh giao hàng;
- Thời hạn D/O;
- Phí cảng, kho, bãi;
- Thời gian miễn container;
- Phương tiện và kho nhận hàng.
Việc chậm xử lý chỉ vài ngày có thể làm chi phí logistics tăng đáng kể.
Bước 8: Hoàn thiện chứng từ kế toán và lưu hồ sơ
Công việc chưa kết thúc khi hàng đã về kho. Doanh nghiệp cần đối chiếu tờ khai, chứng từ nộp thuế, invoice, thanh toán nước ngoài, chi phí vận chuyển, bảo hiểm, phí cảng và các chi phí liên quan để xác định đúng giá trị hàng nhập kho.
Đồng thời, hồ sơ hải quan, chứng từ thương mại và sổ sách kế toán phải được quản lý đầy đủ để phục vụ đối chiếu, kiểm tra sau thông quan hoặc giải trình về sau. Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ sổ sách kế toán nếu chưa có bộ phận kế toán chuyên trách.
HC247 hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chứng từ nhập khẩu và kế toán thuế
Với doanh nghiệp thường xuyên mua hàng từ nước ngoài, vấn đề cần kiểm soát không chỉ là đưa hàng qua cửa khẩu mà còn phải đảm bảo tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán, thuế nhập khẩu, thuế GTGT và số liệu kế toán khớp với nhau.
HC247 hỗ trợ doanh nghiệp rà soát chứng từ, xử lý kế toán – thuế, sổ sách và các thủ tục pháp lý liên quan trong quá trình hoạt động. Chúng tôi tiếp nhận hồ sơ, xác định phần việc cần xử lý và trao đổi rõ quy trình, chi phí trước khi triển khai.
Sau khi hoàn tất, HC247 tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi sổ sách, kê khai và xử lý các vấn đề thuế phát sinh, đúng với tinh thần “Đồng hành cùng doanh nghiệp – Vững bước phát triển.”
Thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng thiếu chứng từ, khai sai mã HS, phát sinh thêm thuế hoặc kéo dài thời gian thông quan. Quan trọng nhất là cần kiểm tra chính sách mặt hàng, chuẩn bị hồ sơ thống nhất và phối hợp chặt giữa bộ phận mua hàng, logistics và kế toán.
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát chứng từ, hạch toán hàng nhập khẩu, kê khai thuế hoặc hoàn thiện sổ sách liên quan, HC247 sẵn sàng đồng hành trong từng bước xử lý. Chúng tôi ưu tiên quy trình rõ ràng, bảo mật thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp cả trong và sau khi hoàn tất thủ tục.
