Trong hoạt động quản lý tài chính – kế toán của doanh nghiệp, việc xảy ra các lỗi sai lệch trên hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Để giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý hóa đơn sai sót căn cứ theo các văn bản quy phạm pháp luật mới nhất.
Cụ thể, quy trình này được áp dụng theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
I. Nguyên Tắc Chung Và Chi Tiết Cách Xử Lý Hóa Đơn Sai Sót Theo Từng Trường Hợp
⚠️ LƯU Ý QUAN TRỌNG: Từ ngày 01/6/2025, mọi sai sót trên hóa đơn điện tử đã xuất sẽ không được xử lý bằng cách hủy. Thay vào đó, người bán bắt buộc phải sử dụng phương pháp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Dưới đây là nguyên tắc và quy trình xử lý hóa đơn sai sót cụ thể đối với từng trường hợp:
1. Hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua
- Cách xử lý: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Yêu cầu: Hóa đơn thay thế này phải có đầy đủ thông tin chính xác và ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”.
- Bước tiếp theo: Người bán gửi hóa đơn thay thế này cho người mua, đồng thời gửi dữ liệu hóa đơn thay thế đến cơ quan thuế để cấp mã mới.
2. Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chỉ sai tên, địa chỉ (không sai MST và các nội dung khác)
- Cách xử lý: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.
- Bước tiếp theo: Người bán thực hiện gửi thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
3. Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc quy cách, chất lượng hàng hóa
Cách xử lý:
🔸Bước 1: Người bán và người mua (nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp) phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.
🔸Bước 2: Lựa chọn một trong hai hình thức:
Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Áp dụng khi cần điều chỉnh một số nội dung trên hóa đơn gốc. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…” và nêu rõ nội dung điều chỉnh (tăng/giảm số lượng, giá bán, thuế suất…).
Lập hóa đơn điện tử thay thế: Áp dụng khi cần thay thế toàn bộ hóa đơn gốc. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”.
🔸Bước 3: Người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế để gửi cho người mua và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
4. Đối với hóa đơn chiết khấu, khuyến mại, điều chỉnh công trình
Cách xử lý: Lập hóa đơn mới ở kỳ hiện tại và ghi rõ phần chênh lệch tăng (+) hoặc giảm (-).
5. Hàng trả lại, giảm giá sau khi đã xuất hóa đơn
Cách xử lý: Doanh nghiệp chỉ lập hóa đơn điều chỉnh, tuyệt đối không lập hóa đơn thay thế cho trường hợp này.
6. Nhiều hóa đơn sai sót cho cùng một người mua trong cùng một tháng
Cách xử lý: Người bán được phép lập một hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc một hóa đơn điện tử thay thế duy nhất cho toàn bộ các hóa đơn đã lập có sai sót đó.
Yêu cầu: Phải đính kèm bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc bị sai.
7. Thiếu ghi chú trên hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
Hệ quả: Hóa đơn được xác định là không hợp lệ. Do đó, kế toán cần đặc biệt lưu ý kiểm tra các dòng chữ tiêu chuẩn bắt buộc (“Thay thế cho…” hoặc “Điều chỉnh cho…”).
8. Trường hợp đã xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế nhưng vẫn tiếp tục sai
Cách xử lý: Tiếp tục xử lý theo hình thức đã lựa chọn ban đầu:
- Đối với hóa đơn thay thế: Áp dụng lũy tiến thay thế cho hóa đơn gần nhất (F0 → F1 → F2 → F3 …. → Fn).
- Đối với hóa đơn điều chỉnh: Giá trị cuối cùng sẽ là tổng đại số của hóa đơn gốc và các hóa đơn điều chỉnh sau đó (F0 + F1 + F2 + F3 + … + Fn).
II. Hướng Dẫn Kỹ Thuật Lập Hóa Đơn Theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP
Khi phát hiện hóa đơn điện tử lập sai (bao gồm cả hóa đơn có mã và không có mã đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế), người bán cần tuân thủ kỹ thuật lập hóa đơn theo quy định tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP như sau:
A. Đối với hóa đơn điều chỉnh
- Phải ghi rõ câu chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Giá trị điều chỉnh: Nếu điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương (+). Nếu điều chỉnh giảm thì bắt buộc ghi dấu âm (-).
- Ký số: * Nếu là hóa đơn không có mã: Người bán ký số rồi gửi trực tiếp cho người mua.
- Nếu là hóa đơn có mã: Người bán ký số, gửi cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua.
B. Đối với hóa đơn thay thế
- Phải ghi rõ câu chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Ký số: Quy trình ký số và gửi tương tự như đối với hóa đơn điều chỉnh.
C. Quy định về văn bản thỏa thuận và gộp hóa đơn trong tháng
- Khi người bán lập sai nhiều hóa đơn cho cùng một người mua trong cùng tháng (cùng lỗi về thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất), có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế chung, đính kèm Bảng kê hóa đơn sai sót theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT (Phụ lục IA).
- Yêu cầu trước khi lập: * Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh: Phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, lưu giữ để xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Nếu người mua là cá nhân nhỏ lẻ: Người bán thực hiện thông báo cho người mua hoặc đăng thông báo công khai trên website thương mại (nếu có).
* Trường hợp đặc biệt: Sai hóa đơn ngành hàng không
- Khi cần đổi hoặc hoàn chứng từ vận chuyển hàng không, hóa đơn đổi/hoàn được coi là hóa đơn điều chỉnh nhưng không cần ghi dòng chữ “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn…”.
- Doanh nghiệp hàng không có quyền lập hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn/đổi chứng từ do đại lý xuất.
III. Nguyên Tắc Lập, Quản Lý Và Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
Bên cạnh việc nắm rõ quy trình xử lý hóa đơn sai sót, các doanh nghiệp cần luôn tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi quy định tại Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 và Luật Quản lý thuế 2025 (có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, riêng Điều 13 và Điều 26 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026):
- Bắt buộc lập hóa đơn: Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung, không phân biệt giá trị từng lần bán.
- Hóa đơn từ máy tính tiền: Trường hợp có sử dụng máy tính tiền thì phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
- Tuân thủ pháp luật: Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về giao dịch điện tử, kế toán và thuế.
- Trách nhiệm thông tin: Cơ quan thuế cấp mã dựa trên thông tin doanh nghiệp tự khai. Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải tự chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.
Để đảm bảo hệ thống tài chính của công ty luôn vận hành đúng luật, tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu các sai sót về hóa đơn, doanh nghiệp nên sử dụng Dịch vụ số sách kế toán chuyên nghiệp để theo dõi và xử lý chứng từ hàng tháng. Đồng thời, trước mỗi kỳ rà soát của cơ quan chức năng, một Dịch vụ quyết toán thuế uy tín sẽ là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp kiểm tra lại toàn bộ hệ thống hóa đơn, giảm thiểu tối đa rủi ro bị xử phạt.
LIÊN HỆ TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ PHÁP LÝ
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc xử lý hóa đơn sai sót hoặc cần tư vấn sâu hơn về các quy định thuế mới, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời:
CÔNG TY TNHH HC247
- Địa chỉ văn phòng: 64/32/82 đường 8, phường Hiệp Bình, TP.HCM, Việt Nam
- Hotline tư vấn 24/7: 0973.567.234
- Email tiếp nhận hồ sơ: ketoan@hc247.vn
- Website chính thức: https://hc247.vn
