Mẫu số 03-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

Mẫu số 03-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa. Xem nội dung, cách lập và tải mẫu mới nhất 2026.

Mẫu số 03-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa, thuộc hệ thống chứng từ kế toán hàng tồn kho áp dụng cho doanh nghiệp. Mẫu được ban hành tại Phụ lục I kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Thông tư 99/2025/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 27/10/2025 và có hiệu lực từ 01/01/2026. Thông tư hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, trong đó quy định hệ thống danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán.

Mẫu số 03-VT là gì?

Mẫu số 03-VT có tên đầy đủ là Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Đây là chứng từ được sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm nghiệm đối với vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa khi doanh nghiệp cần kiểm tra về số lượng, quy cách và phẩm chất.

Theo mẫu chính thức, biên bản thể hiện số lượng theo chứng từ và kết quả kiểm nghiệm, trong đó phân biệt số lượng đúng quy cách, phẩm chất và số lượng không đúng quy cách, phẩm chất.

Thông tin cơ bản về Mẫu số 03-VT

Trong danh mục chứng từ hàng tồn kho, Mẫu số 03-VT được đặt sau Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, trước Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ.

Mẫu số 03-VT dùng để làm gì?

Mẫu số 03-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC được sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Việc kiểm nghiệm giúp doanh nghiệp có cơ sở kiểm tra sự phù hợp giữa hàng hóa thực tế và thông tin trên chứng từ.

Các nội dung có thể được kiểm tra gồm:

• Tên vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa;
• Nhãn hiệu;
• Quy cách;
• Phẩm chất;
• Mã số;
• Số lượng;
• Đơn vị tính;
• Kết quả kiểm nghiệm.

Biên bản cũng giúp doanh nghiệp xác định số lượng đáp ứng yêu cầu và số lượng không đáp ứng yêu cầu để có hướng xử lý phù hợp.

Khi nào lập Mẫu số 03-VT?

Mẫu số 03-VT được lập khi doanh nghiệp thực hiện kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa theo yêu cầu quản lý.

Việc kiểm nghiệm thường có thể phát sinh khi:

• Doanh nghiệp nhận vật tư từ nhà cung cấp;
• Nhập nguyên vật liệu phục vụ sản xuất;
• Nhận công cụ, dụng cụ;
• Tiếp nhận sản phẩm;
• Nhập hàng hóa;
• Cần kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho;
• Hàng hóa cần được kiểm tra theo yêu cầu của hợp đồng hoặc quy trình nội bộ.

Việc có cần lập biên bản hay không phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.

Nội dung Mẫu số 03-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Biểu mẫu gồm phần thông tin chung, thành phần ban kiểm nghiệm và bảng kết quả kiểm nghiệm.

1. Tên đơn vị và bộ phận

Phần đầu biểu mẫu ghi:

• Tên đơn vị;
• Bộ phận.

Thông tin này giúp xác định doanh nghiệp và bộ phận liên quan đến việc kiểm nghiệm.

2. Ngày và số biên bản

Biên bản có các thông tin:

• Ngày, tháng, năm;
• Số biên bản.

Số chứng từ được đánh theo hệ thống quản lý chứng từ của doanh nghiệp.

3. Căn cứ kiểm nghiệm

Mẫu số 03-VT có phần:

“Căn cứ …….. số….. ngày….. tháng….. năm….. của…………….”

Doanh nghiệp ghi căn cứ làm phát sinh việc kiểm nghiệm, chẳng hạn như chứng từ, hợp đồng hoặc tài liệu liên quan.

4. Ban kiểm nghiệm

Biểu mẫu thể hiện thành phần Ban kiểm nghiệm, gồm:

• Họ và tên;
• Chức vụ;
• Đơn vị hoặc bộ phận đại diện;
• Vai trò trong Ban kiểm nghiệm.

Mẫu chính thức thể hiện vị trí Trưởng ban và Ủy viên trong thành phần Ban kiểm nghiệm.

Các chỉ tiêu trên bảng kiểm nghiệm

Phần quan trọng nhất của Mẫu số 03-VT là bảng ghi nhận kết quả kiểm nghiệm.

1. Số thứ tự

Ghi số thứ tự của từng loại vật tư, công cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa được kiểm nghiệm.

2. Tên, nhãn hiệu, quy cách

Ghi đầy đủ:

• Tên;
• Nhãn hiệu;
• Quy cách;
• Chủng loại;
• Phẩm chất.

Thông tin cần thống nhất với chứng từ mua hàng và hồ sơ liên quan.

3. Mã số

Ghi mã số vật tư, hàng hóa hoặc sản phẩm theo hệ thống quản lý của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho, mã số trên biên bản nên thống nhất với mã được quản lý trên phần mềm.

4. Phương thức kiểm nghiệm

Ghi phương pháp hoặc cách thức doanh nghiệp sử dụng để kiểm tra.

Tùy từng loại vật tư, doanh nghiệp có thể áp dụng phương thức kiểm tra phù hợp với đặc điểm thực tế.

5. Đơn vị tính

Ghi đơn vị tính tương ứng với từng loại vật tư hoặc hàng hóa.

Ví dụ:

• Kg;
• Tấn;
• Mét;
• Cái;
• Bộ;
• Thùng;
• Chiếc.

6. Số lượng theo chứng từ

Ghi số lượng được thể hiện trên chứng từ liên quan.

Ví dụ:

Nhà cung cấp giao 1.000 sản phẩm theo hóa đơn và phiếu giao hàng thì số lượng theo chứng từ được ghi là 1.000 sản phẩm.

7. Số lượng đúng quy cách, phẩm chất

Ghi số lượng thực tế được xác định là đáp ứng yêu cầu về quy cách và phẩm chất.

8. Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất

Ghi số lượng không đáp ứng yêu cầu theo kết quả kiểm nghiệm.

9. Ghi chú

Ghi những thông tin cần lưu ý về kết quả kiểm nghiệm hoặc tình trạng của vật tư, sản phẩm, hàng hóa.

Các cột trên được thể hiện trực tiếp trong Mẫu số 03-VT ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Hướng dẫn lập Mẫu số 03-VT

Bước 1: Xác định đối tượng cần kiểm nghiệm

Xác định lô vật tư, công cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa cần kiểm tra.

Kiểm tra thông tin:

• Tên hàng;
• Mã hàng;
• Số lượng;
• Nhà cung cấp;
• Chứng từ liên quan.

Bước 2: Kiểm tra số lượng

Đối chiếu số lượng thực tế với số lượng trên chứng từ.

Nếu có chênh lệch, cần ghi nhận và xác định nguyên nhân.

Bước 3: Kiểm tra quy cách và phẩm chất

Kiểm tra theo yêu cầu của doanh nghiệp hoặc tiêu chuẩn đã thỏa thuận.

Tùy loại hàng, việc kiểm tra có thể liên quan đến:

• Kích thước;
• Chủng loại;
• Mẫu mã;
• Tình trạng;
• Thông số kỹ thuật;
• Chất lượng.

Bước 4: Ghi kết quả vào Mẫu số 03-VT

Kết quả được phân loại thành:

Số lượng đúng quy cách, phẩm chất

và

Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất.

Việc phân loại này là nội dung cốt lõi của Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Bước 5: Ghi ý kiến của Ban kiểm nghiệm

Cuối bảng có phần:

“Ý kiến của Ban kiểm nghiệm”.

Ban kiểm nghiệm ghi nhận xét, kết luận hoặc đề xuất xử lý dựa trên kết quả thực tế.

Bước 6: Ký xác nhận

Mẫu số 03-VT có phần ký của:

• Đại diện bộ phận có nhu cầu kiểm nghiệm;
• Đại diện bộ phận cung cấp dịch vụ kiểm nghiệm.

Doanh nghiệp thực hiện việc ký xác nhận theo đúng quy trình quản lý chứng từ của đơn vị.

Ví dụ lập Mẫu số 03-VT

Công ty A nhận một lô hàng gồm 1.000 sản phẩm từ nhà cung cấp.

Sau khi kiểm nghiệm:

• 970 sản phẩm đúng quy cách, phẩm chất;
• 30 sản phẩm không đúng quy cách, phẩm chất.

Doanh nghiệp lập Mẫu số 03-VT với số liệu:

Phần ghi chú có thể nêu rõ nguyên nhân hoặc tình trạng của 30 sản phẩm không đạt yêu cầu để làm căn cứ xử lý tiếp theo.

Mẫu số 03-VT và Phiếu nhập kho khác nhau thế nào?

Hai chứng từ có liên quan nhưng chức năng khác nhau.

Trong hệ thống chứng từ hàng tồn kho của Thông tư 99/2025/TT-BTC, Mẫu số 01-VT là Phiếu nhập kho và Mẫu số 03-VT là Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Mẫu số 03-VT có bắt buộc sử dụng đúng mẫu không?

Thông tư 99/2025/TT-BTC ghi chú rằng tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đơn vị.

Do đó, doanh nghiệp có thể thiết kế Mẫu số 03-VT phù hợp với quy trình kiểm nghiệm thực tế.

Tuy nhiên, biểu mẫu nên bảo đảm các thông tin quan trọng như:

• Đối tượng kiểm nghiệm;
• Số lượng theo chứng từ;
• Phương thức kiểm nghiệm;
• Kết quả kiểm nghiệm;
• Số lượng đạt yêu cầu;
• Số lượng không đạt yêu cầu;
• Ý kiến của Ban kiểm nghiệm;
• Người có trách nhiệm xác nhận.

Lưu ý khi lập Mẫu số 03-VT

Khi lập Mẫu số 03-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Ghi đúng tên và mã vật tư;
• Đối chiếu số lượng với chứng từ;
• Ghi rõ phương thức kiểm nghiệm;
• Phân biệt số lượng đạt và không đạt;
• Ghi rõ nguyên nhân nếu phát hiện hàng không đạt yêu cầu;
• Có ý kiến của Ban kiểm nghiệm;
• Hoàn thiện chữ ký của các bộ phận liên quan;
• Lưu biên bản cùng hồ sơ mua hàng, nhập kho;
• Đối chiếu kết quả kiểm nghiệm với Phiếu nhập kho khi phát sinh nhập kho.

Đối với hàng hóa không đạt quy cách hoặc phẩm chất, doanh nghiệp nên có hồ sơ xử lý riêng phù hợp với hợp đồng, thỏa thuận với nhà cung cấp và quy trình quản lý nội bộ.

Mẫu số 03-VT áp dụng từ năm 2026

Thông tư 99/2025/TT-BTC được ban hành ngày 27/10/2025 và có hiệu lực từ 01/01/2026. Vì vậy, doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 99 cần rà soát hệ thống chứng từ hàng tồn kho đang sử dụng.

Trong nhóm hàng tồn kho, hệ thống chứng từ gồm:

• Mẫu số 01-VT – Phiếu nhập kho;
• Mẫu số 02-VT – Phiếu xuất kho;
• Mẫu số 03-VT – Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa;
• Mẫu số 04-VT – Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ;
• Mẫu số 05-VT – Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa;
• Mẫu số 06-VT – Bảng kê mua hàng;
• Mẫu số 07-VT – Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ.

Doanh nghiệp nên đồng bộ các chứng từ này với quy trình mua hàng, kiểm nghiệm, nhập kho và hạch toán hàng tồn kho.

Tải Mẫu số 03-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Doanh nghiệp có thể tải Thông tư 99/2025/TT-BTC trên Công báo Chính phủ để tra cứu Mẫu số 03-VT – Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa tại Phụ lục I.

Có thể xem trang chính thức của Thông tư 99/2025/TT-BTC trên Công báo Chính phủ để đối chiếu ngày ban hành, hiệu lực và các tệp PDF, DOC của văn bản.

Doanh nghiệp cần hỗ trợ quản lý chứng từ và sổ sách kế toán có thể tham khảo dịch vụ sổ sách kế toán của HC247.

Kết luận

Mẫu số 03-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa, dùng để ghi nhận kết quả kiểm tra về số lượng, quy cách và phẩm chất của hàng hóa, vật tư hoặc sản phẩm.

Mẫu số 03-VT giúp doanh nghiệp có căn cứ kiểm soát chất lượng và số lượng hàng nhận, đồng thời hỗ trợ quá trình nhập kho, xử lý hàng không đạt yêu cầu và lưu trữ hồ sơ kế toán.

Từ năm 2026, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC nên rà soát lại quy trình kiểm nghiệm và hệ thống chứng từ hàng tồn kho, trong đó có Mẫu số 03-VT.