Doanh nghiệp có bắt buộc phải có nội quy lao động không là vấn đề nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt khi bắt đầu tuyển dụng hoặc số lượng nhân sự tăng lên. Một số công ty cho rằng chỉ doanh nghiệp có từ 10 lao động mới cần nội quy. Cách hiểu này chưa đầy đủ.
Theo quy định hiện hành, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động. Tuy nhiên, tùy số lượng người lao động mà nội quy có bắt buộc lập thành văn bản và đăng ký với cơ quan nhà nước hay không.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải có nội quy lao động không?
Căn cứ Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động. Quy định được phân biệt như sau:
| Số lượng người lao động | Yêu cầu pháp lý |
| Dưới 10 người | Phải có nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; không bắt buộc lập nội quy bằng văn bản và không phải đăng ký |
| Từ 10 người trở lên | Bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản và đăng ký với cơ quan có thẩm quyền |
Vì vậy, câu trả lời chính xác cho câu hỏi doanh nghiệp có bắt buộc phải có nội quy lao động không là: có. Điểm khác nhau nằm ở hình thức ban hành và nghĩa vụ đăng ký.
Với doanh nghiệp dưới 10 người, nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp vẫn có thể lập nội quy bằng văn bản để dễ phổ biến và quản lý, nhưng pháp luật không bắt buộc phải đăng ký văn bản này.
Khi nào doanh nghiệp phải đăng ký nội quy lao động?
Doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên phải đăng ký
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành.
Hồ sơ được nộp cho cơ quan chuyên môn thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lao động, nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Tùy phân cấp, địa phương có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn cấp xã tiếp nhận hồ sơ.
Theo thủ tục hành chính được công bố năm 2025, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua đường bưu chính hoặc trực tuyến trên cổng dịch vụ công. Thủ tục này không quy định phí, lệ phí.
Doanh nghiệp dưới 10 lao động không phải đăng ký
Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động không thuộc trường hợp bắt buộc đăng ký nội quy lao động. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên bỏ qua việc thỏa thuận các nội dung liên quan đến kỷ luật và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng.
Trên thực tế, việc lập một bản nội quy ngắn gọn vẫn giúp doanh nghiệp thống nhất cách làm việc, hạn chế tranh chấp và có căn cứ giải thích khi phát sinh vi phạm.
Nội quy lao động phải có những nội dung gì?
Nội dung nội quy không được trái với Bộ luật Lao động và các quy định pháp luật liên quan. Theo Điều 118 Bộ luật Lao động và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy thường phải có các nhóm nội dung chính sau:
1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
Cần quy định rõ giờ bắt đầu, giờ kết thúc, thời gian nghỉ giữa giờ, nghỉ chuyển ca, ngày nghỉ hằng tuần, nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng và nghỉ không hưởng lương.
Nếu doanh nghiệp có nhiều ca làm việc, nên ghi cụ thể thời gian từng ca và phương thức phân công.
2. Trật tự tại nơi làm việc
Nội dung này có thể bao gồm phạm vi làm việc, quy định đi lại trong giờ làm, trang phục, tác phong, văn hóa ứng xử và việc chấp hành sự phân công của người có thẩm quyền.
3. An toàn, vệ sinh lao động
Doanh nghiệp cần quy định trách nhiệm sử dụng thiết bị bảo hộ, tuân thủ quy trình an toàn, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh và bảo quản khu vực làm việc.
4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc
Nội quy nên nêu hành vi bị nghiêm cấm, kênh tiếp nhận phản ánh, người tiếp nhận và trình tự xử lý khi có thông tin về quấy rối tình dục.
5. Bảo vệ tài sản và bí mật của doanh nghiệp
Có thể xác định rõ tài sản, dữ liệu, tài liệu, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và thông tin khách hàng cần được bảo vệ. Đồng thời, doanh nghiệp nên quy định trách nhiệm khi nhân viên tự ý sao chép, tiết lộ hoặc sử dụng sai mục đích.
6. Trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác
Doanh nghiệp cần nêu các trường hợp có thể điều chuyển tạm thời theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh và phù hợp với quy định của Bộ luật Lao động.
7. Hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật
Các hành vi vi phạm phải được mô tả cụ thể, tương ứng với hình thức xử lý phù hợp. Doanh nghiệp không được tự đặt thêm hình thức kỷ luật trái luật, chẳng hạn phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật.
8. Trách nhiệm vật chất
Nội quy cần đề cập trường hợp làm hư hỏng, làm mất tài sản, dụng cụ, thiết bị hoặc tiêu hao vật tư vượt định mức; đồng thời xác định nguyên tắc và thẩm quyền yêu cầu bồi thường.
9. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật
Doanh nghiệp phải xác định người có quyền ký quyết định xử lý kỷ luật lao động hoặc quyết định bồi thường thiệt hại.
Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì?
Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
- Nội quy lao động;
- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu doanh nghiệp có tổ chức này;
- Các văn bản khác liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, nếu có.
Trước khi ban hành hoặc sửa đổi nội quy, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu tổ chức này tồn tại.
Sau khi ban hành, nội quy phải được thông báo cho người lao động. Những nội dung chính cũng cần được niêm yết tại nơi cần thiết trong doanh nghiệp.
Thời hạn và hiệu lực của nội quy lao động
Doanh nghiệp có từ 10 người lao động trở lên phải nộp hồ sơ đăng ký trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy.
Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, nếu phát hiện nội dung trái pháp luật, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại.
Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký, trừ trường hợp được yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Nếu doanh nghiệp dưới 10 người tự lập nội quy bằng văn bản, thời điểm có hiệu lực do doanh nghiệp quyết định và ghi trong nội quy.
Không đăng ký nội quy lao động bị phạt bao nhiêu?
Từ ngày 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt đối với các hành vi vi phạm về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.
Doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu:
- Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;
- Không đăng ký nội quy lao động;
- Không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động khi thuộc trường hợp phải tham khảo;
- Sử dụng nội quy chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực.
Mức phạt cơ bản là từ 5–10 triệu đồng đối với cá nhân. Nếu người vi phạm là tổ chức, mức phạt bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân, tương đương 10–20 triệu đồng.
Ngoài ra, hành vi không thông báo nội quy cho người lao động hoặc không niêm yết nội dung chính tại nơi làm việc có thể bị phạt từ 1–3 triệu đồng.
Doanh nghiệp nên tự làm hay thuê đơn vị hỗ trợ?
Doanh nghiệp có thể tự soạn và đăng ký nội quy nếu có nhân sự am hiểu pháp luật lao động. Tuy nhiên, hồ sơ cần được rà soát đồng thời với hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng, quy trình bảo mật và quy định về trách nhiệm vật chất.
Với doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang mở rộng nhân sự, việc chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu sẽ thuận tiện hơn. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Bộ luật Lao động 2019 và những quy định doanh nghiệp cần biết để rà soát các nghĩa vụ liên quan.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị vận hành bộ máy kế toán, nhân sự và hồ sơ pháp lý, dịch vụ kế toán doanh nghiệp trọn gói tại HC247 có thể hỗ trợ các công việc kế toán – thuế theo hồ sơ thực tế. Trường hợp đang chuẩn bị mở công ty, bạn có thể xem thêm dịch vụ thành lập công ty. Các nội dung liên quan đến hồ sơ lao động và nội quy cần được tư vấn cụ thể theo quy mô, ngành nghề và số lượng nhân sự.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải có nội quy lao động không? Câu trả lời là có. Theo quy định pháp luật, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nhưng yêu cầu về hình thức và đăng ký phụ thuộc vào số lượng nhân sự.
Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động không bắt buộc lập nội quy bằng văn bản, nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động. Với doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên, nội quy phải được lập bằng văn bản và đăng ký theo quy định.
Để tránh sai sót, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu nội quy lao động mới nhất 2026 và tìm hiểu thủ tục đăng ký nội quy lao động trước khi thực hiện.
Liên hệ HC247 để được hỗ trợ hồ sơ doanh nghiệp
Việc xây dựng nội quy lao động cần được thực hiện đồng bộ với hợp đồng lao động, bảng chấm công, tiền lương, bảo hiểm xã hội và hồ sơ kế toán. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự rõ ràng và hạn chế những sai sót trong quá trình vận hành.
HC247 cung cấp các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp, bao gồm:
- Dịch vụ thành lập công ty: Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp.
- Dịch vụ kế toán doanh nghiệp: Hỗ trợ quản lý chứng từ, sổ sách kế toán và thực hiện các nghĩa vụ kê khai thuế.
- Dịch vụ khai báo bảo hiểm xã hội: Hỗ trợ thủ tục bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Thông tin liên hệ HC247:
- Hotline: 0973.567.234
- Email: ketoan@hc247.vn
- Website: https://hc247.vn/
Liên hệ HC247 để được tư vấn giải pháp kế toán, thuế, bảo hiểm xã hội và hoàn thiện hồ sơ doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu thực tế.
