Đối tượng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền từ 01/07/2026

Quy định về đối tượng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đã có sự thay đổi đáng chú ý từ ngày 01/07/2026. Không chỉ doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng hay khách sạn, một số hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng cần rà soát lại loại hóa đơn đang sử dụng để xác định có thuộc diện phải áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hay không.

Điểm quan trọng là không nên tiếp tục áp dụng máy móc quy định của Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Từ 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã trở thành căn cứ pháp lý mới về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và thay thế các quy định trước đó.

Vậy hiện nay những ai thuộc đối tượng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, trường hợp nào không bắt buộc chuyển đổi và doanh nghiệp cần chuẩn bị gì? HC247 sẽ phân tích cụ thể dưới đây.

Đối tượng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền từ 01/07/2026

Căn cứ Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nhóm có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng là nhóm cần đặc biệt lưu ý khi xác định hình thức hóa đơn phù hợp.

Trung tâm thương mại và siêu thị

Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh hoạt động theo mô hình trung tâm thương mại, siêu thị và trực tiếp bán hàng cho người tiêu dùng thuộc nhóm áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Đặc thù của nhóm này là số lượng giao dịch lớn, phát sinh liên tục và khách hàng chủ yếu là người tiêu dùng cuối cùng, nên việc lập hóa đơn ngay tại điểm bán giúp dữ liệu bán hàng và doanh thu được ghi nhận đồng bộ hơn.

Cơ sở kinh doanh bán lẻ

Hoạt động bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng cũng nằm trong phạm vi được quy định. Các mô hình thường gặp có thể gồm cửa hàng tiện lợi, cửa hàng thời trang, mỹ phẩm, đồ gia dụng, điện máy, thực phẩm và nhiều loại hình bán lẻ khác.

Riêng hoạt động bán lẻ ô tô, mô tô, xe máy và các loại xe có động cơ khác được loại trừ khỏi nhóm bán lẻ nêu tại quy định này.

Nhà hàng, quán ăn và hoạt động ăn uống

Nhà hàng, quán ăn, cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống là một trong những nhóm cần đặc biệt kiểm tra việc sử dụng hóa đơn. Do giao dịch thường được hoàn thành và thanh toán ngay tại quầy, việc kết nối hệ thống bán hàng với hóa đơn điện tử giúp doanh thu được ghi nhận sát với giao dịch thực tế.

Vì vậy, khi rà soát đối tượng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, các doanh nghiệp và hộ kinh doanh F&B không nên chỉ căn cứ vào tên đăng ký kinh doanh mà cần xem cả hoạt động thực tế tại điểm bán.

Khách sạn và cơ sở lưu trú

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh khách sạn có hoạt động cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng cũng thuộc nhóm được Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đề cập.

Cơ sở nên kiểm tra khả năng kết nối giữa phần mềm quản lý phòng, hệ thống thanh toán và phần mềm hóa đơn để hạn chế tình trạng số liệu giữa bộ phận lễ tân, kế toán và doanh thu hóa đơn không khớp nhau.

Vận tải hành khách và dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ

Các đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải hành khách hoặc dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ cũng nằm trong nhóm sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền khi cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.

Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí và chiếu phim

Nhóm tiếp theo bao gồm:

• Dịch vụ nghệ thuật.
• Hoạt động vui chơi, giải trí.
• Hoạt động chiếu phim.
• Một số dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Đây đều là các loại hình có số lượng giao dịch bán trực tiếp cho khách hàng cá nhân tương đối lớn.

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cần có những nội dung gì?

Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần thể hiện các thông tin cơ bản như:

• Tên, địa chỉ và mã số thuế người bán.
• Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu theo trường hợp pháp luật quy định.
• Tên hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Đơn giá, số lượng và giá thanh toán.
• Thông tin thuế GTGT đối với trường hợp thuộc diện phải thể hiện.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu để người mua truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn.

Doanh nghiệp cũng cần phân biệt yêu cầu về ký số giữa từng hình thức hóa đơn. Việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử phụ thuộc vào loại hóa đơn, chủ thể lập hóa đơn và trường hợp áp dụng, không nên mặc định mọi hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đều xử lý giống hóa đơn điện tử thông thường.

Một điểm thuận tiện là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không bắt buộc phải xử lý theo cách giống hoàn toàn hóa đơn điện tử thông thường tại từng giao dịch, đồng thời hệ thống có thể hỗ trợ lập hóa đơn nhanh ngay khi khách thanh toán.

Khi triển khai hóa đơn từ máy tính tiền cần chú ý điều gì?

Việc xác định đúng đối tượng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mới chỉ là bước đầu. Doanh nghiệp còn cần kiểm tra cả quy trình vận hành.

Đồng bộ doanh thu giữa phần mềm bán hàng và kế toán

Doanh thu trên POS, phần mềm bán hàng, tài khoản ngân hàng và dữ liệu hóa đơn cần được đối chiếu thường xuyên. Nếu số liệu lệch nhau kéo dài, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi kê khai và giải trình số liệu thuế.

Doanh nghiệp chưa có nhân sự chuyên trách có thể tham khảo dịch vụ kế toán thuế cho doanh nghiệp mới để xây dựng quy trình hóa đơn, chứng từ và kê khai ngay từ đầu.

Lập hóa đơn đúng thời điểm

Không nên hiểu việc sử dụng máy tính tiền là chỉ cần tổng hợp doanh thu cuối tháng rồi mới xuất hóa đơn. Doanh nghiệp phải xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn từ ngày 01/07/2026 tương ứng với hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Việc lập hóa đơn chậm hơn thời điểm giao dịch có thể khiến dữ liệu từ máy tính tiền, doanh thu thực tế và hồ sơ kê khai không đồng nhất.

Có quy trình xử lý hóa đơn sai sót

Trong quá trình bán hàng có thể phát sinh nhập sai đơn giá, số lượng, thuế suất hoặc thông tin giao dịch. Khi đó kế toán cần xử lý theo đúng quy định thay vì tự ý xóa dữ liệu.

HC247 hỗ trợ doanh nghiệp rà soát việc sử dụng hóa đơn điện tử

Việc áp dụng hóa đơn điện tử hiện nay không chỉ là lựa chọn một phần mềm để xuất hóa đơn. Doanh nghiệp cần đồng thời kiểm tra đối tượng áp dụng, hình thức hóa đơn đã đăng ký, thời điểm lập hóa đơn, dữ liệu bán hàng và quy trình kê khai thuế.

HC247 hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh:

• Rà soát mô hình kinh doanh và hình thức hóa đơn đang sử dụng.
• Xác định có thuộc đối tượng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hay không.
• Hỗ trợ đăng ký và hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử.
• Kiểm tra sự phù hợp giữa hóa đơn, doanh thu và số liệu kế toán.
• Hỗ trợ kê khai, báo cáo thuế và xử lý các sai sót liên quan đến hóa đơn.
• Đồng hành trong quá trình vận hành và giải đáp các vướng mắc phát sinh.

Đối với doanh nghiệp cần quản lý đồng bộ từ hóa đơn đến kê khai định kỳ, quy trình nộp báo cáo thuế qua mạng cũng phải được kiểm tra cùng số liệu bán hàng để bảo đảm doanh thu trên tờ khai thống nhất với dữ liệu hóa đơn đã truyền đến cơ quan thuế.

Từ ngày 01/07/2026, việc xác định đối tượng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cần căn cứ Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay vì chỉ áp dụng quy định cũ tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Các mô hình bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi giải trí và nhiều dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng là nhóm cần đặc biệt rà soát. Tuy nhiên, không phải mọi đơn vị thuộc các ngành trên đều mặc nhiên phải đăng ký lại hóa đơn từ máy tính tiền, bởi quy định hiện hành có ngoại lệ đối với trường hợp đã đăng ký sử dụng hình thức hóa đơn điện tử phù hợp.

Nếu chưa xác định được doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh của mình thuộc trường hợp nào, HC247 có thể hỗ trợ rà soát hồ sơ, hình thức hóa đơn đang sử dụng và quy trình kế toán – thuế để lựa chọn phương án phù hợp, hạn chế phát sinh sai sót trong quá trình thực hiện.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

[GIẢI ĐÁP] Doanh nghiệp có bắt buộc phải có nội quy lao động không? 

Thủ tục đăng ký nội quy lao động 2026: Hồ sơ và cách xử lý từng trường hợp 

Hướng dẫn xây dựng nội quy lao động doanh nghiệp đúng quy định, dễ áp dụng

Mẫu nội quy lao động mới nhất 2026 đúng quy định

Mẫu nội quy lao động công ty cho văn phòng, kho và cửa hàng

Nội quy lao động là gì? Khi nào phải lập và đăng ký?