Một doanh nghiệp có thể cập nhật đúng danh mục tài khoản trên phần mềm nhưng vẫn lập sai báo cáo tài chính. Nguyên nhân thường không nằm ở một bút toán riêng lẻ mà xuất phát từ việc dữ liệu đầu kỳ, quy trình phê duyệt, phân quyền hệ thống và cách lập báo cáo chưa được chuyển đổi đồng bộ. Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày này.
Bên cạnh hệ thống tài khoản và biểu mẫu mới, Thông tư còn yêu cầu doanh nghiệp tự xây dựng quy chế quản trị, tổ chức kiểm soát nội bộ và chịu trách nhiệm về dữ liệu do phần mềm kế toán cung cấp.
Dưới đây là những sai sót thường gặp khi chuyển sang Thông tư 99, được phân tích theo 3 lớp: dữ liệu nền, quy trình nội bộ và đầu ra báo cáo. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp xác định lỗi từ gốc thay vì chỉ sửa số liệu ở cuối kỳ.
Vì sao chuyển sang Thông tư 99 dễ phát sinh sai sót?
Thông tư 99 không đơn thuần thay thế một số tài khoản của Thông tư 200. Phạm vi điều chỉnh bao gồm chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, phần mềm và việc lập, trình bày báo cáo tài chính.
Đáng chú ý, Điều 3 yêu cầu doanh nghiệp tự xây dựng quy chế quản trị nội bộ và kiểm soát nội bộ theo Thông tư 99 hoặc tài liệu tương đương, trong đó phân định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân tham gia tạo lập, thực hiện, quản lý và kiểm soát giao dịch. Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý khi chuyển đổi hệ thống kế toán.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp chỉ yêu cầu nhà cung cấp phần mềm “nâng cấp lên Thông tư 99” mà không rà soát dữ liệu và quy trình vận hành, sai sót vẫn có thể xuất hiện ngay từ tháng đầu tiên.
Nhóm sai sót tại dữ liệu và số dư đầu kỳ
1. Bê nguyên số dư cuối năm 2025 sang năm 2026
Đây là một trong những sai sót thường gặp khi chuyển sang Thông tư 99. Kế toán khóa sổ năm 2025, sau đó sử dụng chức năng chuyển số dư tự động sang năm 2026 mà không kiểm tra sự thay đổi của tài khoản và đối tượng theo dõi.
Điều 29 Thông tư 99 quy định việc chuyển đổi số dư đối với những tài khoản, khoản mục cụ thể. Với các tài khoản chi tiết như 111, 112, 113, 121, 153, 154, 156, 211, 212 và 213, doanh nghiệp cần căn cứ số dư chi tiết để chuyển phù hợp với yêu cầu quản lý, nếu có.
Trước khi thực hiện, kế toán nên đối chiếu bảng chuyển đổi tài khoản từ Thông tư 200 sang Thông tư 99 để xác định những khoản cần chuyển, tài khoản tiếp nhận và cách kiểm tra số dư đầu kỳ sau chuyển đổi.
Cách xử lý: lập bảng chuyển đổi gồm tối thiểu các cột:
- Tài khoản và số dư theo hệ thống cũ;
- Đối tượng chi tiết;
- Tài khoản tiếp nhận theo Thông tư 99;
- Nguyên tắc chuyển;
- Người thực hiện và người kiểm tra;
- Tài liệu đối chiếu kèm theo.
Tổng số dư sau chuyển đổi phải khớp với số liệu đã khóa sổ, nhưng cấu trúc chi tiết có thể cần được phân loại lại.
2. Chuyển theo mã tài khoản mà không xét bản chất giao dịch
Một mã tài khoản cũ không phải lúc nào cũng tương ứng hoàn toàn với một mã tài khoản mới. Nếu phần mềm chuyển tự động chỉ dựa trên số hiệu tài khoản, một khoản mục có thể được đưa sang đúng “mã” nhưng sai bản chất.
Rủi ro thường gặp tại hàng tồn kho, chi phí dở dang, tài sản cố định, khoản đầu tư, thuế và các khoản phải thu hoặc phải trả khác.
Cách xử lý: với mỗi tài khoản có số dư lớn hoặc nhiều đối tượng, kế toán nên kiểm tra theo 3 câu hỏi:
- Khoản này thực chất là tài sản, nợ phải trả, vốn hay chi phí?
- Thời hạn thu hồi, thanh toán hoặc sử dụng là bao lâu?
- Khoản mục sẽ được trình bày tại chỉ tiêu nào trên báo cáo tài chính?
Việc trả lời đủ ba câu hỏi giúp hạn chế tình trạng sổ chi tiết một kiểu, báo cáo tài chính một kiểu.
3. Không lưu hồ sơ chứng minh việc chuyển đổi
Nhiều doanh nghiệp có bảng số dư đầu kỳ trên phần mềm nhưng không lưu bảng đối chiếu trước – sau, bút toán chuyển đổi hoặc biên bản kiểm tra. Khi phát hiện chênh lệch sau vài tháng, kế toán khó xác định lỗi bắt đầu từ dữ liệu năm 2025 hay phát sinh trong năm 2026.
Để tránh sai sót, doanh nghiệp nên lưu riêng một bộ hồ sơ chuyển đổi gồm:
- Bảng cân đối số phát sinh đã khóa sổ năm 2025;
- Sổ chi tiết các tài khoản cần chuyển;
- Bảng ánh xạ tài khoản;
- Danh sách bút toán chuyển đổi;
- Biên bản đối chiếu số dư;
- Tài liệu phê duyệt của người có thẩm quyền.
Nhóm sai sót tại quy chế và kiểm soát nội bộ
4. Cập nhật tài khoản nhưng không ban hành quy chế hạch toán
Thông tư 99 cho phép doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung tên, số hiệu, kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản để phù hợp với hoạt động thực tế. Tuy nhiên, khi thực hiện, doanh nghiệp phải ban hành quy chế hạch toán kế toán hoặc tài liệu tương đương, nêu rõ sự cần thiết và trách nhiệm đối với nội dung điều chỉnh.
Trước khi thêm, đổi hoặc cấu hình lại tài khoản trên phần mềm, doanh nghiệp nên rà soát hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99/2025 và xác định rõ những tài khoản nào thực sự cần mở chi tiết theo đặc thù quản lý của mình.
Do đó, một trong những sai sót thường gặp khi chuyển sang Thông tư 99 là tự mở hoặc đổi tài khoản trên phần mềm nhưng không có tài liệu nội bộ làm căn cứ áp dụng. Việc thêm quá nhiều tài khoản chi tiết cũng có thể khiến hệ thống phức tạp mà không phục vụ đúng nhu cầu quản trị.
Cách xử lý: quy chế cần thống nhất ít nhất các nội dung:
- Danh mục tài khoản sử dụng;
- Tài khoản chi tiết theo phòng ban, hợp đồng hoặc đối tượng;
- Nguyên tắc ghi nhận từng nhóm nghiệp vụ;
- Phương pháp tính giá, phân bổ và khấu hao;
- Quy trình sửa bút toán;
- Trách nhiệm lập, kiểm tra và phê duyệt.
5. Cho rằng mọi chứng từ cũ đều phải bỏ
Nguồn tham khảo về các lỗi chuyển đổi thường cảnh báo việc tiếp tục sử dụng biểu mẫu cũ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu đúng: chứng từ và sổ kế toán tại các phụ lục của Thông tư 99 là hệ thống biểu mẫu để tham khảo áp dụng. Doanh nghiệp được thiết kế thêm hoặc sửa đổi biểu mẫu nếu đáp ứng yêu cầu của Luật Kế toán và ban hành tài liệu nội bộ làm cơ sở thực hiện.
Vì vậy, lỗi không nằm ở việc biểu mẫu có giống mẫu cũ hay không. Lỗi phát sinh khi chứng từ:
- Thiếu nội dung bắt buộc;
- Không xác định được người lập, người kiểm tra và người phê duyệt;
- Không phù hợp với quy trình thực tế;
- Được sửa đổi nhưng không cập nhật vào quy chế;
- Không liên kết được với sổ kế toán và hồ sơ điện tử.
6. Một người vừa nhập, vừa duyệt, vừa sửa số liệu
Điều 3 Thông tư 99 nhấn mạnh việc phân định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm trong quá trình xử lý giao dịch. Vì vậy, phân quyền hình thức là một trong những sai sót thường gặp khi chuyển sang Thông tư 99.
Ví dụ, kế toán viên được quyền tạo chứng từ, ghi sổ, sửa chứng từ sau khi ghi sổ và đồng thời phê duyệt nghiệp vụ. Khi đó, doanh nghiệp gần như không có lớp kiểm tra độc lập.
Cách xử lý: thiết lập tối thiểu ba vai trò:
- Người lập hoặc nhập dữ liệu;
- Người kiểm tra nghiệp vụ;
- Người phê duyệt hoặc khóa sổ.
Với doanh nghiệp ít nhân sự, có thể phân công giám đốc, phụ trách kế toán hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán trưởng thực hiện bước kiểm tra định kỳ.
Nhóm sai sót tại phần mềm và vận hành thực tế
7. Tin rằng phần mềm đã nâng cấp thì số liệu tự động đúng
Phần mềm có thể đã bổ sung tài khoản và mẫu báo cáo mới nhưng công thức lấy số liệu, luồng phê duyệt hoặc dữ liệu tích hợp chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp.
Điều 28 Thông tư 99 yêu cầu phần mềm phải bảo đảm dữ liệu chính xác, không trùng lặp, lưu được dấu vết sửa chữa, bảo mật thông tin, cung cấp dữ liệu đầu ra và sẵn sàng kết nối với hóa đơn điện tử, chữ ký số hoặc phần mềm liên quan. Người quản lý, kế toán trưởng và những người có liên quan vẫn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu.
Vì vậy, sau khi cấu hình hệ thống, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra xem phần mềm đã có đúng tên tài khoản hoặc mẫu biểu mới hay chưa. Cần chạy thử toàn bộ luồng từ chứng từ, định khoản, ghi sổ đến đối chiếu dữ liệu. Kế toán có thể đối chiếu với cách ghi sổ kế toán theo Thông tư 99 để kiểm tra xem dữ liệu từ chứng từ gốc đến sổ chi tiết, Sổ Cái và báo cáo có được ghi nhận thống nhất hay không.
Doanh nghiệp nên chạy thử các tình huống:
- Mua hàng, bán hàng và hàng bán bị trả lại;
- Thu, chi và chuyển tiền nội bộ;
- Ghi nhận tài sản, khấu hao và thanh lý;
- Tính giá xuất kho, giá thành;
- Giao dịch ngoại tệ;
- Sửa chứng từ đã ghi sổ;
- Kết xuất sổ chi tiết và báo cáo tài chính.
8. Không đào tạo người trực tiếp nhập liệu
Nhiều sai sót thường gặp khi chuyển sang Thông tư 99 phát sinh không phải ở kế toán tổng hợp mà tại người lập hóa đơn, thủ kho, nhân viên mua hàng, bán hàng hoặc kế toán chi nhánh.
Nếu những bộ phận này tiếp tục chọn mã nghiệp vụ cũ, nhập thiếu đối tượng hoặc chuyển chứng từ không đúng luồng, kế toán tổng hợp chỉ phát hiện vấn đề khi đối chiếu cuối tháng.
Doanh nghiệp không nhất thiết tổ chức khóa đào tạo dài. Hiệu quả hơn là xây dựng tài liệu ngắn theo từng vị trí, kèm ví dụ nghiệp vụ và danh sách lỗi cần cảnh báo.
9. Chỉ kiểm tra báo cáo khi đến cuối năm
Thông tư 99 đổi tên “Bảng cân đối kế toán” thành Báo cáo tình hình tài chính, áp dụng Mẫu B01-DN đối với doanh nghiệp đáp ứng giả định hoạt động liên tục. Bộ báo cáo còn có Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp nên kiểm tra sớm cách lập báo cáo tài chính theo Thông tư 99 và cấu hình thử các mẫu B01-DN, B02-DN, B03-DN, B09-DN ngay từ những kỳ đầu, thay vì chờ đến cuối năm mới kiểm tra công thức và nguồn lấy số liệu.
Nếu đến cuối năm mới kiểm tra, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng:
- Báo cáo tổng hợp cân nhưng sổ chi tiết lệch;
- Công nợ không khớp xác nhận;
- Hàng tồn kho âm hoặc sai giá;
- Chỉ tiêu ngắn hạn, dài hạn bị phân loại sai;
- Số liệu trên thuyết minh không khớp báo cáo chính;
- Công thức báo cáo vẫn lấy theo tài khoản cũ.
Doanh nghiệp nên lập thử bộ báo cáo ngay sau tháng đầu tiên áp dụng và đối chiếu với sổ chi tiết. Đây là cách phát hiện sớm những sai sót thường gặp khi chuyển sang Thông tư 99 trước khi lỗi kéo dài cả năm.
HC247 hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi Thông tư 99 như thế nào?
HC247 hỗ trợ doanh nghiệp tại TP.HCM và trên toàn quốc rà soát những sai sót thường gặp khi chuyển sang Thông tư 99 theo tình trạng sổ sách thực tế.
Chúng tôi tiếp nhận dữ liệu, kiểm tra số dư, đối chiếu hệ thống tài khoản, rà soát chứng từ và đánh giá công thức báo cáo trên phần mềm. Trường hợp doanh nghiệp cần điều chỉnh, đội ngũ chuyên viên của HC247 sẽ lập danh sách nội dung cần xử lý, phân loại theo mức độ ảnh hưởng và thống nhất phương án trước khi thực hiện.
Khách hàng có thể lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói, rà soát sổ sách hoặc hỗ trợ lập báo cáo tài chính tùy theo nhu cầu. Quy trình, phạm vi công việc và chi phí được trao đổi minh bạch trước khi triển khai. Sau khi hoàn tất, HC247 tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra dữ liệu và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
Chuyển sang Thông tư 99 chỉ thực sự hoàn tất khi dữ liệu, quy trình, con người và phần mềm cùng hoạt động theo một nguyên tắc thống nhất. Phát hiện sớm sai sót ngay trong những kỳ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian sửa sổ, hạn chế chênh lệch báo cáo và chủ động hơn khi giải trình số liệu.
Những sai sót thường gặp khi chuyển sang Thông tư 99 thường không xuất phát từ một bút toán đơn lẻ mà do doanh nghiệp chưa đồng bộ số dư đầu kỳ, hệ thống tài khoản, quy chế nội bộ, phần mềm và cách lập báo cáo tài chính. Nếu chỉ cập nhật biểu mẫu nhưng vẫn vận hành theo thói quen cũ, sai lệch có thể kéo dài qua nhiều kỳ và chỉ được phát hiện khi quyết toán hoặc đối chiếu cuối năm.
Doanh nghiệp nên kiểm tra ngay từ kỳ kế toán đầu tiên, lưu đầy đủ hồ sơ chuyển đổi và phân định rõ trách nhiệm giữa người lập, người kiểm tra và người phê duyệt. Nếu chưa có đủ nhân sự hoặc cần rà soát độc lập, HC247 hỗ trợ kiểm tra sổ sách, chuẩn hóa dữ liệu và cập nhật hệ thống kế toán theo Thông tư 99 phù hợp với tình trạng thực tế. Quy trình và chi phí được trao đổi minh bạch trước khi thực hiện; sau khi hoàn tất, chúng tôi tiếp tục đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình vận hành.
Cần hỗ trợ rà soát và áp dụng Thông tư 99?
HC247 hỗ trợ doanh nghiệp rà soát quy trình kế toán, phân quyền, kiểm soát nội bộ, sổ sách và báo cáo tài chính theo tình trạng thực tế.
CÔNG TY TNHH HC247
Địa chỉ: 64/32/82 Đường 8, Phường Hiệp Bình, TP.HCM, Việt Nam
Hotline: 0973.567.234 (Mr. May)
Email: ketoan@hc247.vn
Website: hc247.vn
