Mẫu số 04-TT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC: Giấy thanh toán tiền tạm ứng mới nhất 2026

Mẫu số 04-TT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là Giấy thanh toán tiền tạm ứng. Xem nội dung, cách lập, trách nhiệm ghi và tải mẫu mới nhất 2026.

Mẫu số 04-TT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là Giấy thanh toán tiền tạm ứng, được ban hành tại Phụ lục I kèm theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính. Đây là chứng từ kế toán dùng để tổng hợp các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.

Thông tư 99/2025/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 27/10/2025 và áp dụng đối với năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026. Do đó, doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 99 cần rà soát hệ thống chứng từ, trong đó có Mẫu số 04-TT.

Mẫu số 04-TT là gì?

Mẫu số 04-TT có tên đầy đủ là Giấy thanh toán tiền tạm ứng.

Đây là chứng từ được lập khi người đã nhận tiền tạm ứng hoàn thành công việc hoặc nhiệm vụ được giao và thực hiện quyết toán khoản tiền đã nhận.

Giấy thanh toán tiền tạm ứng giúp doanh nghiệp xác định:

• Số tiền đã tạm ứng;
• Số tiền thực tế đã chi;
• Số tiền tạm ứng còn thừa phải hoàn lại;
• Số tiền được thanh toán thêm nếu chi thực tế lớn hơn số đã tạm ứng.

Theo hướng dẫn của Thông tư 99/2025/TT-BTC, Mẫu số 04-TT là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.

Thông tin cơ bản về Mẫu số 04-TT

Mẫu số 04-TT dùng để làm gì?

Mẫu số 04-TT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC được sử dụng để quyết toán các khoản tiền mà người lao động hoặc cá nhân có liên quan đã nhận tạm ứng để thực hiện công việc cho doanh nghiệp.

Ví dụ:

• Tạm ứng chi phí đi công tác;
• Tạm ứng mua văn phòng phẩm;
• Tạm ứng mua nguyên vật liệu;
• Tạm ứng chi phí vận chuyển;
• Tạm ứng phục vụ hoạt động kinh doanh;
• Tạm ứng các khoản chi phí khác theo nhiệm vụ được giao.

Sau khi công việc hoàn thành, người nhận tạm ứng cần tổng hợp các khoản đã chi và chứng từ liên quan để thực hiện thanh toán tạm ứng.

Khi nào lập Mẫu số 04-TT?

Mẫu số 04-TT được lập khi người nhận tạm ứng thực hiện thanh toán khoản tiền đã nhận.

Ví dụ, nhân viên được doanh nghiệp tạm ứng 10.000.000 đồng để đi công tác. Sau khi kết thúc chuyến công tác, nhân viên tập hợp các chứng từ chi tiêu và xác định tổng chi phí thực tế là 8.500.000 đồng.

Khi đó:

Tiền tạm ứng: 10.000.000 đồng

Chi thực tế: 8.500.000 đồng

Tiền còn thừa: 1.500.000 đồng

Nhân viên lập Mẫu số 04-TT để quyết toán và hoàn trả số tiền còn thừa theo quy định của doanh nghiệp.

Nội dung Mẫu số 04-TT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Biểu mẫu gồm phần thông tin chung và bảng tổng hợp các khoản tạm ứng, chi tiêu.

1. Tên đơn vị và bộ phận

Phần đầu biểu mẫu ghi:

• Tên đơn vị;
• Bộ phận.

Thông tin này giúp xác định doanh nghiệp và bộ phận của người thực hiện thanh toán tạm ứng.

2. Ngày lập chứng từ

Ghi rõ:

Ngày… tháng… năm…

Đây là ngày người nhận tạm ứng lập giấy thanh toán.

3. Số chứng từ

Ghi số của Giấy thanh toán tiền tạm ứng theo hệ thống đánh số chứng từ của doanh nghiệp.

4. Tài khoản Nợ, Có

Phần đầu biểu mẫu có các chỉ tiêu:

• Nợ;
• Có.

Kế toán căn cứ nghiệp vụ thực tế và hệ thống tài khoản đang áp dụng để ghi nhận phù hợp.

5. Họ tên người thanh toán

Ghi đầy đủ họ tên người đã nhận tạm ứng và thực hiện thanh toán.

6. Bộ phận hoặc địa chỉ

Ghi bộ phận công tác hoặc địa chỉ của người thanh toán.

Ví dụ:

Phòng Kinh doanh

hoặc

Phòng Hành chính – Nhân sự.

Các nội dung chính trên Mẫu số 04-TT

Theo biểu mẫu chính thức, phần số tiền tạm ứng được thanh toán được chia thành các nhóm chính.

I. Số tiền tạm ứng

Mục này phản ánh tổng số tiền người thanh toán đã nhận tạm ứng.

Bao gồm:

1. Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết

Là số tiền tạm ứng của các kỳ trước vẫn còn chưa sử dụng hết tại thời điểm thanh toán.

Số liệu được căn cứ vào số dư tạm ứng trên sổ kế toán tính đến ngày lập giấy thanh toán.

2. Số tạm ứng kỳ này

Là số tiền người lao động đã nhận trong kỳ để thực hiện công việc.

Nếu có nhiều lần tạm ứng, các khoản tạm ứng được thể hiện theo từng phiếu chi và ngày chi tương ứng.

II. Số tiền đã chi

Đây là phần tổng hợp các khoản chi thực tế của người nhận tạm ứng.

Kế toán căn cứ vào chứng từ chi tiêu để ghi nhận.

Theo hướng dẫn của Thông tư 99/2025/TT-BTC, mỗi chứng từ chi tiêu được ghi một dòng.

Các chứng từ có thể bao gồm:

• Hóa đơn;
• Vé;
• Phiếu thu;
• Phiếu chi;
• Chứng từ thanh toán;
• Bảng kê;
• Các chứng từ liên quan khác.

III. Chênh lệch giữa tiền tạm ứng và tiền đã chi

Sau khi tổng hợp số tiền đã tạm ứng và số tiền thực tế đã chi, doanh nghiệp xác định số tiền còn lại hoặc số tiền cần thanh toán thêm.

Có thể xác định theo công thức:

Số tiền tạm ứng còn thừa = Tổng tiền tạm ứng – Tổng tiền đã chi

Nếu kết quả dương, người nhận tạm ứng còn tiền phải hoàn lại.

Nếu tổng số tiền đã chi lớn hơn số tiền tạm ứng, doanh nghiệp có thể phải thanh toán bổ sung phần chênh lệch theo quy định và quy trình nội bộ.

Hướng dẫn lập Mẫu số 04-TT

Bước 1: Tổng hợp số tiền đã tạm ứng

Kế toán kiểm tra các khoản tạm ứng của người lao động.

Căn cứ có thể gồm:

• Phiếu chi;
• Chứng từ chuyển khoản;
• Sổ theo dõi tạm ứng;
• Các chứng từ kế toán liên quan.

Bước 2: Tập hợp chứng từ chi tiêu

Người nhận tạm ứng tập hợp toàn bộ chứng từ chứng minh các khoản đã chi.

Mỗi khoản chi cần được kiểm tra về:

• Nội dung;
• Số tiền;
• Ngày tháng;
• Người hoặc đơn vị cung cấp;
• Tính phù hợp với nhiệm vụ được giao.

Bước 3: Ghi số tiền đã chi

Căn cứ từng chứng từ chi tiêu, kế toán ghi vào phần Số tiền đã chi trên Mẫu số 04-TT.

Theo hướng dẫn của biểu mẫu, mỗi chứng từ chi tiêu được ghi một dòng.

Bước 4: Tính số tiền thừa hoặc thiếu

Sau khi tổng hợp, kế toán đối chiếu:

Tổng tiền tạm ứng ↔ Tổng tiền đã chi

Từ đó xác định khoản tiền cần hoàn lại hoặc thanh toán bổ sung.

Bước 5: Hoàn tất phê duyệt và thanh toán

Sau khi kiểm tra, giấy thanh toán được chuyển cho các bộ phận và người có thẩm quyền xác nhận theo quy trình của doanh nghiệp.

Ví dụ lập Mẫu số 04-TT

Công ty tạm ứng cho nhân viên A số tiền 15.000.000 đồng để thực hiện chuyến công tác.

Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên A tập hợp chứng từ:

Số tiền tạm ứng:

15.000.000 đồng

Số tiền đã chi:

12.500.000 đồng

Số tiền còn thừa:

15.000.000 – 12.500.000 = 2.500.000 đồng

Như vậy, nhân viên A cần hoàn lại 2.500.000 đồng cho doanh nghiệp theo quy trình thanh toán tạm ứng.

Mẫu số 04-TT cần kèm chứng từ gì?

Mẫu số 04-TT cần được lập cùng hồ sơ chứng minh các khoản chi thực tế.

Tùy nội dung công việc, hồ sơ có thể gồm:

• Hóa đơn điện tử;
• Vé máy bay;
• Vé tàu, xe;
• Hóa đơn khách sạn;
• Phiếu thu;
• Chứng từ thanh toán;
• Bảng kê chi phí;
• Các tài liệu liên quan đến nhiệm vụ được giao.

Chứng từ thực tế cần phù hợp với nội dung khoản tạm ứng và quy định kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.

Lưu ý khi lập Mẫu số 04-TT

Khi lập Mẫu số 04-TT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Ghi đúng họ tên người thanh toán;
• Ghi đúng bộ phận hoặc địa chỉ;
• Kiểm tra số dư tạm ứng kỳ trước;
• Tổng hợp đầy đủ số tiền tạm ứng kỳ này;
• Ghi từng khoản chi theo chứng từ;
• Đối chiếu số tiền trên giấy thanh toán với chứng từ gốc;
• Xác định chính xác số tiền còn thừa hoặc phải thanh toán thêm;
• Hoàn thiện chữ ký theo quy trình nội bộ;
• Lưu trữ giấy thanh toán cùng hồ sơ tạm ứng.

Đặc biệt, Mẫu số 04-TT không thay thế cho các chứng từ chứng minh khoản chi. Người nhận tạm ứng vẫn cần cung cấp hồ sơ, chứng từ phù hợp để doanh nghiệp kiểm tra và hạch toán.

Mẫu số 04-TT có bắt buộc sử dụng đúng mẫu không?

Thông tư 99/2025/TT-BTC có ghi chú đối với hệ thống chứng từ kế toán rằng tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp.

Do đó, doanh nghiệp có thể thiết kế Mẫu số 04-TT phù hợp với quy trình quản lý tạm ứng nội bộ.

Tuy nhiên, biểu mẫu cần bảo đảm đầy đủ thông tin cần thiết để xác định:

• Người nhận tạm ứng;
• Số tiền đã tạm ứng;
• Các khoản đã chi;
• Chứng từ chi tiêu;
• Số tiền còn thừa hoặc thiếu;
• Người kiểm tra và phê duyệt.

Mẫu số 04-TT áp dụng từ năm 2026

Thông tư 99/2025/TT-BTC được áp dụng đối với năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026. Vì vậy, doanh nghiệp chuyển sang chế độ kế toán theo Thông tư 99 cần rà soát các mẫu chứng từ đang sử dụng.

Trong nhóm chứng từ tiền tệ, Mẫu số 04-TT là Giấy thanh toán tiền tạm ứng.

Doanh nghiệp nên đồng bộ biểu mẫu này với:

• Quy trình đề nghị tạm ứng;
• Quy trình phê duyệt tạm ứng;
• Quy trình chi tiêu;
• Quy trình hoàn ứng;
• Quy trình kiểm tra chứng từ;
• Quy trình hạch toán và lưu trữ chứng từ.

Tải Mẫu số 04-TT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Doanh nghiệp có thể tải Thông tư 99/2025/TT-BTC bản PDF trên Công báo Chính phủ để xem trực tiếp Mẫu số 04-TT – Giấy thanh toán tiền tạm ứng và phần hướng dẫn lập biểu mẫu.

Theo văn bản chính thức, Mẫu số 04-TT được đặt tại Phụ lục I và có phần hướng dẫn về mục đích, phương pháp và trách nhiệm ghi.

Doanh nghiệp cần rà soát và tổ chức hồ sơ tạm ứng có thể tham khảo thêm dịch vụ sổ sách kế toán của HC247.

Kết luận

Mẫu số 04-TT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là Giấy thanh toán tiền tạm ứng, được sử dụng để tổng hợp số tiền đã nhận tạm ứng và các khoản chi thực tế của người nhận tạm ứng.

Biểu mẫu giúp doanh nghiệp xác định chính xác số tiền đã tạm ứng, số tiền đã chi và khoản chênh lệch cần hoàn lại hoặc thanh toán bổ sung. Đây cũng là căn cứ phục vụ việc thanh toán tạm ứng và ghi sổ kế toán.

Từ năm 2026, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC cần rà soát Mẫu số 04-TT, đồng thời xây dựng quy trình tạm ứng và hoàn ứng phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp.