Mẫu số 04-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC: Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ

Mẫu số 04-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ. Xem mục đích, nội dung, cách lập và tải mẫu mới nhất 2026.

Mẫu số 04-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ, thuộc hệ thống chứng từ kế toán hàng tồn kho được ban hành tại Phụ lục I của Thông tư 99/2025/TT-BTC. Mẫu được sử dụng để theo dõi số lượng vật tư còn lại tại đơn vị sử dụng vào cuối kỳ hạch toán, phục vụ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư.

Thông tư 99/2025/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 27/10/2025 và áp dụng đối với năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026. Trong nhóm chứng từ hàng tồn kho, Mẫu số 04-VT được đặt giữa Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa và Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Mẫu số 04-VT là gì?

Mẫu số 04-VT có tên là Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ.

Biểu mẫu dùng để ghi nhận chi tiết số lượng vật tư còn lại tại bộ phận sử dụng vào thời điểm cuối kỳ. Số vật tư còn lại được phân loại thành:

• Vật tư để lại tiếp tục sử dụng;
• Vật tư nhập lại kho.

Theo mẫu chính thức, bảng kê thể hiện các thông tin về tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, mã số, đơn vị tính và số lượng theo từng nhóm.

Thông tin cơ bản về Mẫu số 04-VT

Mục đích của Mẫu số 04-VT

Mẫu số 04-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC được sử dụng để theo dõi số lượng vật tư còn lại tại đơn vị sử dụng vào cuối kỳ hạch toán.

Biểu mẫu có các mục đích chính:

• Theo dõi vật tư chưa sử dụng hết;
• Xác định lượng vật tư tiếp tục để lại tại bộ phận;
• Xác định lượng vật tư cần nhập lại kho;
• Làm căn cứ tính giá thành sản phẩm;
• Kiểm tra việc thực hiện định mức sử dụng vật tư;
• Hỗ trợ đối chiếu số liệu vật tư giữa bộ phận sử dụng và kế toán.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc xác định chính xác lượng vật tư còn lại cuối kỳ có ý nghĩa quan trọng trong việc tính toán chi phí và giá thành sản phẩm.

Khi nào sử dụng Mẫu số 04-VT?

Mẫu số 04-VT được sử dụng vào cuối kỳ hạch toán khi tại các bộ phận sử dụng vẫn còn vật tư chưa sử dụng hết.

Ví dụ, doanh nghiệp xuất nguyên vật liệu cho phân xưởng sản xuất trong tháng. Khi kết thúc kỳ kế toán, một phần nguyên vật liệu vẫn còn tại phân xưởng và chưa sử dụng hết.

Khi đó, doanh nghiệp cần xác định:

Tổng vật tư còn lại = Vật tư để lại sử dụng + Vật tư nhập lại kho

Việc phân loại này giúp kế toán xác định đúng lượng vật tư thực tế đã được sử dụng trong kỳ.

Nội dung Mẫu số 04-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Biểu mẫu gồm phần thông tin chung và bảng kê chi tiết vật tư.

1. Tên đơn vị và bộ phận

Phần đầu biểu mẫu ghi:

• Tên đơn vị;
• Bộ phận.

Thông tin này giúp xác định bộ phận đang quản lý và sử dụng số vật tư còn lại.

2. Số và ngày lập

Biểu mẫu có các thông tin:

• Ngày, tháng, năm;
• Số bảng kê;
• Bộ phận sử dụng.

Theo mẫu chính thức, phần tiêu đề được thể hiện là “BẢNG KÊ CHI TIẾT VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ”.

3. Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư

Ghi cụ thể từng loại vật tư còn lại.

Ví dụ:

• Thép hộp 40×40;
• Xi măng;
• Dây điện;
• Bao bì;
• Linh kiện;
• Nguyên liệu sản xuất.

Thông tin nên được ghi thống nhất với danh mục vật tư mà doanh nghiệp đang quản lý.

4. Mã số

Ghi mã số vật tư theo hệ thống quản lý của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý kho, mã số trên bảng kê nên thống nhất với mã vật tư trên hệ thống.

5. Đơn vị tính

Ghi đơn vị tính tương ứng với từng loại vật tư.

Ví dụ:

• Kg;
• Tấn;
• Mét;
• Cái;
• Bộ;
• Thùng.

6. Số lượng tổng

Đây là tổng số lượng vật tư còn lại tại bộ phận sử dụng vào cuối kỳ.

Số lượng tổng được phân chia thành hai nhóm:

• Để lại sử dụng;
• Nhập lại kho.

Cách thiết kế này được thể hiện trực tiếp trên Mẫu số 04-VT ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Phân biệt vật tư để lại sử dụng và nhập lại kho

Đây là nội dung quan trọng khi lập Mẫu số 04-VT.

Vật tư để lại sử dụng

Là số vật tư vẫn cần thiết cho hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ tiếp theo và được tiếp tục quản lý tại bộ phận sử dụng.

Ví dụ:

Phân xưởng còn 100 kg nguyên liệu nhưng dự kiến tiếp tục sử dụng cho đơn hàng đang sản xuất. Số nguyên liệu này được ghi vào cột Để lại sử dụng.

Vật tư nhập lại kho

Là số vật tư còn thừa nhưng bộ phận sử dụng không cần tiếp tục sử dụng.

Theo hướng dẫn của Thông tư 99/2025/TT-BTC, trường hợp vật tư không cần sử dụng nữa thì lập Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT và nộp lại kho.

Hướng dẫn lập Mẫu số 04-VT

Bước 1: Xác định bộ phận còn vật tư

Kế toán hoặc bộ phận phụ trách cần xác định những bộ phận đã nhận vật tư nhưng đến cuối kỳ vẫn còn số lượng chưa sử dụng.

Bước 2: Kiểm tra thực tế

Bộ phận sử dụng kiểm tra số lượng vật tư thực tế còn lại.

Cần đối chiếu với:

• Phiếu xuất kho;
• Sổ theo dõi vật tư;
• Định mức sử dụng;
• Số lượng vật tư đã sử dụng thực tế.

Bước 3: Phân loại vật tư

Số vật tư còn lại được phân thành:

Để lại sử dụng hoặc Nhập lại kho.

Nếu vật tư không còn nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhập lại kho theo quy định.

Bước 4: Ghi vào Mẫu số 04-VT

Người lập ghi từng loại vật tư theo:

• Số thứ tự;
• Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất;
• Mã số;
• Đơn vị tính;
• Số lượng tổng;
• Số lượng để lại sử dụng;
• Số lượng nhập lại kho.

Bước 5: Ký xác nhận

Sau khi hoàn thành, phụ trách bộ phận sử dụng ký và ghi rõ họ tên.

Theo hướng dẫn, bảng kê được lập thành 02 bản trong trường hợp vật tư còn tiếp tục sử dụng:

• Một bản giao cho phòng vật tư nếu doanh nghiệp có bộ phận này;
• Một bản giao cho phòng kế toán.

Ví dụ lập Mẫu số 04-VT

Cuối tháng, phân xưởng sản xuất còn:

• Nguyên liệu A: 500 kg;
• Nguyên liệu B: 200 kg.

Sau khi kiểm tra, doanh nghiệp xác định:

• Nguyên liệu A: để lại sử dụng 300 kg, nhập lại kho 200 kg;
• Nguyên liệu B: để lại sử dụng 200 kg.

Bảng kê có thể được tổng hợp như sau:

Qua bảng kê, kế toán có thể xác định rõ số vật tư còn tại bộ phận và số vật tư cần đưa trở lại kho.

Mẫu số 04-VT có thay đổi so với mẫu trước đây không?

Một điểm đáng chú ý là Mẫu số 04-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC có tên là “Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ”.

Mẫu này trước đây được biết đến với tên “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” theo chế độ kế toán cũ. Theo Thông tư 99, tên biểu mẫu được thể hiện lại theo hướng “Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ”.

Do đó, doanh nghiệp chuyển sang áp dụng Thông tư 99 từ năm 2026 nên rà soát lại tên và hệ thống biểu mẫu chứng từ đang sử dụng.

Mẫu số 04-VT có bắt buộc sử dụng đúng mẫu không?

Thông tư 99/2025/TT-BTC có ghi chú đối với hệ thống biểu mẫu chứng từ rằng tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp.

Vì vậy, doanh nghiệp có thể thiết kế biểu mẫu nội bộ phù hợp với hệ thống quản lý vật tư của mình.

Tuy nhiên, khi thiết kế Mẫu số 04-VT riêng, doanh nghiệp nên bảo đảm các thông tin cần thiết để xác định:

• Loại vật tư;
• Mã vật tư;
• Đơn vị tính;
• Số lượng còn lại;
• Số lượng tiếp tục sử dụng;
• Số lượng nhập lại kho;
• Bộ phận sử dụng;
• Người chịu trách nhiệm.

Lưu ý khi lập Mẫu số 04-VT

Khi lập Mẫu số 04-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Kiểm tra số lượng vật tư thực tế;
• Ghi đúng mã vật tư;
• Thống nhất đơn vị tính;
• Phân biệt rõ vật tư để lại sử dụng và nhập lại kho;
• Đối chiếu số liệu với phiếu xuất kho;
• Trường hợp nhập lại kho cần lập chứng từ nhập kho phù hợp;
• Người phụ trách bộ phận sử dụng phải ký xác nhận;
• Lưu bảng kê cùng hồ sơ chứng từ vật tư;
• Đối chiếu số liệu với kế toán kho và kế toán chi phí.

Đặc biệt, không nên chỉ dựa vào số liệu trên sổ kho để lập Mẫu số 04-VT mà cần kiểm tra số vật tư thực tế còn tại bộ phận sử dụng.

Mẫu số 04-VT và tính giá thành sản phẩm

Đối với doanh nghiệp sản xuất, Mẫu số 04-VT có liên quan trực tiếp đến việc xác định lượng nguyên vật liệu thực tế sử dụng trong kỳ.

Có thể hình dung:

Vật tư xuất cho sản xuất = Vật tư đã sử dụng + Vật tư còn lại cuối kỳ

Trong đó, vật tư còn lại cuối kỳ được xác định thông qua việc kiểm tra và lập bảng kê.

Thông tin này hỗ trợ kế toán xác định chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh cho sản xuất, từ đó phục vụ công tác tính giá thành sản phẩm. Đây cũng là một trong những mục đích được nêu trong hướng dẫn của Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Các chứng từ hàng tồn kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Mẫu số 04-VT nằm trong hệ thống 07 chứng từ kế toán hàng tồn kho gồm:

Danh mục này được thể hiện tại Phụ lục I của Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Mẫu số 04-VT áp dụng từ năm 2026

Thông tư 99/2025/TT-BTC là văn bản hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp và được áp dụng từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau 01/01/2026.

Do đó, doanh nghiệp cần rà soát hệ thống chứng từ hàng tồn kho đang sử dụng, đặc biệt đối với các đơn vị sản xuất có phát sinh nhiều nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.

Việc cập nhật Mẫu số 04-VT nên được thực hiện đồng bộ với:

• Quy trình xuất vật tư;
• Theo dõi vật tư tại phân xưởng;
• Kiểm kê cuối kỳ;
• Nhập lại vật tư thừa;
• Tính giá thành;
• Đối chiếu sổ kho và sổ kế toán.

Tải Mẫu số 04-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Doanh nghiệp có thể tải toàn văn Thông tư 99/2025/TT-BTC bản PDF trên Công báo Chính phủ để xem Mẫu số 04-VT – Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ tại Phụ lục I.

Ngoài ra, có thể tra cứu Thông tư 99/2025/TT-BTC trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ để đối chiếu toàn văn văn bản và các quy định liên quan.

Doanh nghiệp cần tổ chức, đối chiếu và hoàn thiện hồ sơ kế toán có thể tham khảo thêm dịch vụ sổ sách kế toán của HC247.

Kết luận

Mẫu số 04-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ, được sử dụng để theo dõi số lượng vật tư còn lại tại bộ phận sử dụng vào cuối kỳ hạch toán.

Biểu mẫu giúp doanh nghiệp phân loại rõ vật tư để lại sử dụng và vật tư nhập lại kho, đồng thời hỗ trợ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc thực hiện định mức sử dụng vật tư.

Từ năm 2026, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC nên rà soát và cập nhật Mẫu số 04-VT, đồng thời thống nhất quy trình kiểm tra vật tư cuối kỳ giữa bộ phận sử dụng, kho và kế toán.