Mẫu số 05-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC: Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

Mẫu số 05-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa. Xem nội dung, cách lập và tải mẫu mới nhất 2026.

Mẫu số 05-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa, thuộc nhóm chứng từ kế toán hàng tồn kho. Biểu mẫu được ban hành tại Phụ lục I kèm theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và áp dụng từ ngày 01/01/2026.

Mẫu số 05-VT là gì?

Mẫu số 05-VT có tên đầy đủ là Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Đây là chứng từ dùng để tổng hợp kết quả kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm và hàng hóa tại kho ở thời điểm kiểm kê. Biên bản giúp doanh nghiệp đối chiếu số liệu thực tế với số liệu đang theo dõi trên sổ kế toán, từ đó xác định tình trạng thừa, thiếu và chất lượng hàng tồn kho.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Mẫu số 05-VT là một trong 7 biểu mẫu thuộc nhóm chứng từ kế toán hàng tồn kho, cùng với Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ, Bảng kê mua hàng và Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ.

Thông tin cơ bản về Mẫu số 05-VT

Mục đích của Mẫu số 05-VT

Mẫu số 05-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC được sử dụng để tổng hợp kết quả kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm kiểm kê.

Thông qua biên bản, doanh nghiệp có thể:

• Xác định số lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế;
• Đối chiếu số liệu thực tế với sổ kế toán;
• Xác định hàng tồn kho thừa hoặc thiếu;
• Xác định tình trạng, chất lượng hàng tồn kho;
• Làm căn cứ xác định trách nhiệm của các bên liên quan;
• Đề xuất phương án xử lý chênh lệch;
• Làm căn cứ điều chỉnh số liệu kế toán khi có chênh lệch phù hợp.

Theo mẫu chính thức, biên bản được lập trên cơ sở kết quả kiểm kê và thể hiện riêng số liệu theo sổ kế toán, theo kiểm kê, phần chênh lệch thừa, thiếu và tình trạng phẩm chất của hàng hóa.

Khi nào sử dụng Mẫu số 05-VT?

Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 05-VT khi thực hiện kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa tại kho hoặc các địa điểm cần kiểm kê theo quy trình quản lý của doanh nghiệp.

Việc kiểm kê có thể được thực hiện theo kế hoạch định kỳ hoặc khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu kiểm kê để phục vụ công tác quản lý, đối chiếu và xử lý số liệu.

Mỗi kho được kiểm kê có thể được lập biên bản riêng để xác định rõ số liệu và trách nhiệm quản lý.

Nội dung Mẫu số 05-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Mẫu số 05-VT gồm phần thông tin chung và bảng tổng hợp kết quả kiểm kê.

Phần thông tin chung

Phần đầu biểu mẫu thể hiện:

• Tên đơn vị;
• Bộ phận;
• Số biên bản;
• Thời điểm kiểm kê;
• Thành phần Ban kiểm kê/Hội đồng kiểm kê;
• Chức vụ của thành viên;
• Đơn vị hoặc bộ phận đại diện;
• Kho được thực hiện kiểm kê.

Mẫu chính thức yêu cầu ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm thực hiện kiểm kê và thông tin của Trưởng ban/Chủ tịch Hội đồng kiểm kê cùng các ủy viên.

Các chỉ tiêu trên Mẫu số 05-VT

Bảng tổng hợp của Mẫu số 05-VT được chia thành nhiều nhóm thông tin để so sánh số liệu.

1. Thông tin hàng hóa, vật tư

Kế toán ghi:

• Số thứ tự;
• Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa;
• Mã số;
• Đơn vị tính;
• Đơn giá.

2. Số liệu theo sổ kế toán

Ghi:

• Số lượng theo sổ kế toán;
• Thành tiền theo sổ kế toán.

Đây là số liệu được lấy từ hệ thống sổ sách, thẻ kho hoặc các hồ sơ quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp.

3. Số liệu thực tế theo kiểm kê

Ghi:

• Số lượng thực tế kiểm kê;
• Thành tiền thực tế kiểm kê.

Số liệu này phải căn cứ vào kết quả kiểm đếm, đo lường hoặc xác định thực tế tại thời điểm kiểm kê.

4. Chênh lệch thừa, thiếu

Biên bản có phần riêng để xác định:

• Số lượng thừa;
• Thành tiền hàng thừa;
• Số lượng thiếu;
• Thành tiền hàng thiếu.

Việc tách riêng phần thừa và thiếu giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định nguyên nhân và phương án xử lý.

5. Phân loại phẩm chất

Mẫu số 05-VT còn phân loại hàng tồn kho theo tình trạng:

• Còn tốt 100%;
• Kém phẩm chất;
• Mất phẩm chất.

Đây là nội dung quan trọng vì số lượng hàng tồn kho thực tế chưa phản ánh đầy đủ giá trị nếu hàng hóa đã bị giảm chất lượng hoặc không còn khả năng sử dụng.

Hướng dẫn lập Mẫu số 05-VT

Bước 1: Xác định thời điểm kiểm kê

Ghi chính xác thời điểm thực hiện kiểm kê trên Mẫu số 05-VT, bao gồm giờ, ngày, tháng và năm.

Thời điểm này là căn cứ để xác định số lượng hàng tồn kho thực tế tại thời điểm kiểm kê.

Bước 2: Thành lập Ban kiểm kê hoặc Hội đồng kiểm kê

Ghi đầy đủ:

• Trưởng ban hoặc Chủ tịch Hội đồng;
• Các thành viên;
• Chức vụ;
• Đơn vị hoặc bộ phận đại diện.

Việc xác định rõ thành phần kiểm kê giúp phân định trách nhiệm đối với kết quả kiểm kê.

Bước 3: Xác định hàng hóa thực tế

Ban kiểm kê tiến hành kiểm đếm và ghi nhận số lượng thực tế của từng loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Thông tin cần thống nhất với mã hàng, đơn vị tính và hồ sơ quản lý kho.

Bước 4: Đối chiếu với sổ kế toán

Kế toán lấy số liệu trên sổ kế toán để đưa vào phần Theo sổ kế toán.

Sau đó so sánh với số lượng thực tế đã kiểm kê.

Bước 5: Xác định chênh lệch

Căn cứ kết quả đối chiếu để xác định:

Số lượng thực tế – Số lượng theo sổ kế toán = Chênh lệch

Nếu thực tế lớn hơn sổ kế toán thì xác định phần thừa.

Nếu thực tế nhỏ hơn sổ kế toán thì xác định phần thiếu.

Bước 6: Đánh giá phẩm chất

Hàng tồn kho được phân loại theo tình trạng:

• Còn tốt;
• Kém phẩm chất;
• Mất phẩm chất.

Việc đánh giá cần căn cứ vào tình trạng thực tế của hàng hóa tại thời điểm kiểm kê.

Bước 7: Tổng hợp và xác nhận

Sau khi hoàn thành, Ban kiểm kê tổng hợp số liệu và chuyển cho các bên có trách nhiệm xem xét.

Mẫu chính thức có phần ký xác nhận của Trưởng ban/Chủ tịch Hội đồng kiểm kê, Giám đốc, Kế toán trưởng và Thủ kho.

Ví dụ lập Mẫu số 05-VT

Doanh nghiệp kiểm kê một mặt hàng có số liệu:

• Tên hàng: Vật tư A;
• Đơn vị tính: Kg;
• Đơn giá: 100.000 đồng/kg;
• Theo sổ kế toán: 1.000 kg;
• Theo kiểm kê thực tế: 980 kg.

Chênh lệch:

980 – 1.000 = -20 kg

Như vậy, doanh nghiệp đang thiếu 20 kg so với số liệu trên sổ kế toán.

Giá trị chênh lệch:

20 × 100.000 = 2.000.000 đồng

Kế toán ghi nhận phần thiếu trên Mẫu số 05-VT, sau đó xác định nguyên nhân và trình cấp có thẩm quyền xem xét phương án xử lý theo quy định.

Mẫu số 05-VT dùng để xử lý hàng tồn kho thừa, thiếu

Một trong những vai trò quan trọng của Mẫu số 05-VT là làm cơ sở để doanh nghiệp xác định và xử lý chênh lệch giữa thực tế và sổ kế toán.

Trường hợp hàng tồn kho thừa

Nếu số lượng thực tế lớn hơn số lượng đang theo dõi trên sổ kế toán, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân.

Một số nguyên nhân có thể liên quan đến:

• Chưa ghi nhận đầy đủ nghiệp vụ nhập kho;
• Sai lệch khi ghi sổ;
• Nhầm mã hàng;
• Kiểm kê hoặc nhập liệu sai;
• Các nguyên nhân khác cần được xác minh.

Trường hợp hàng tồn kho thiếu

Nếu số lượng thực tế thấp hơn số liệu trên sổ kế toán, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân và trách nhiệm liên quan.

Có thể phát sinh do:

• Xuất kho chưa ghi nhận;
• Hao hụt;
• Hư hỏng;
• Mất hàng;
• Sai lệch trong quá trình nhập liệu;
• Các nguyên nhân khác.

Sau khi xác định nguyên nhân, doanh nghiệp thực hiện phương án xử lý phù hợp và cập nhật số liệu kế toán theo quy định.

Phân loại phẩm chất trên Mẫu số 05-VT

Mẫu số 05-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC không chỉ kiểm kê số lượng mà còn phản ánh tình trạng phẩm chất của hàng tồn kho.

Còn tốt 100%

Là hàng hóa, vật tư vẫn bảo đảm chất lượng và có thể sử dụng hoặc bán theo mục đích bình thường.

Kém phẩm chất

Là hàng hóa, vật tư đã giảm chất lượng nhưng vẫn còn khả năng sử dụng.

Mất phẩm chất

Là hàng hóa, vật tư không còn khả năng sử dụng hoặc không đáp ứng mục đích sử dụng bình thường.

Việc phân loại giúp doanh nghiệp có cơ sở đánh giá và xử lý hàng tồn kho phù hợp.

Mẫu số 05-VT có bắt buộc sử dụng đúng mẫu không?

Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán tại Phụ lục I. Theo ghi chú ngay trên Mẫu số 05-VT, tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp.

Do đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh hoặc thiết kế biểu mẫu phục vụ quản lý nội bộ, nhưng cần bảo đảm các thông tin cần thiết để phản ánh đầy đủ nghiệp vụ và phục vụ kiểm tra, đối chiếu.

Những lưu ý khi lập Mẫu số 05-VT

Khi lập Mẫu số 05-VT, kế toán và Ban kiểm kê nên lưu ý:

• Ghi đúng thời điểm kiểm kê;
• Xác định rõ kho được kiểm kê;
• Ghi đầy đủ thành viên Ban kiểm kê;
• Đối chiếu số liệu thực tế với sổ kế toán;
• Kiểm tra mã hàng và đơn vị tính;
• Xác định chính xác đơn giá;
• Tách riêng hàng thừa và hàng thiếu;
• Phân loại đúng tình trạng phẩm chất;
• Xác định nguyên nhân chênh lệch;
• Có ý kiến xử lý của Giám đốc đối với chênh lệch;
• Đầy đủ chữ ký của các bên có trách nhiệm;
• Lưu biên bản cùng hồ sơ kiểm kê và chứng từ liên quan.

Đặc biệt, không nên chỉ đối chiếu tổng số lượng. Với doanh nghiệp có nhiều mã hàng, cần kiểm kê và đối chiếu chi tiết từng loại để hạn chế sai lệch.

Mẫu số 05-VT và kiểm kê hàng tồn kho

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho có thể thực hiện theo các bước:

Lập kế hoạch kiểm kê → Thành lập Ban kiểm kê → Kiểm đếm thực tế → Đối chiếu sổ kế toán → Xác định thừa, thiếu → Đánh giá phẩm chất → Xác định nguyên nhân → Đề xuất xử lý → Điều chỉnh số liệu nếu cần.

Mẫu số 05-VT là chứng từ quan trọng trong bước tổng hợp kết quả kiểm kê và xác định các chênh lệch cần xử lý.

Mẫu số 05-VT áp dụng từ năm 2026

Thông tư 99/2025/TT-BTC được ban hành ngày 27/10/2025 và có hiệu lực từ 01/01/2026. Theo Phụ lục I, nhóm chứng từ hàng tồn kho gồm 7 mẫu từ 01-VT đến 07-VT, trong đó Mẫu số 05-VT là Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC từ năm 2026 nên rà soát lại quy trình quản lý kho, kiểm kê và hệ thống chứng từ liên quan để bảo đảm số liệu giữa kho thực tế và sổ kế toán được kiểm soát thống nhất.

Tải Mẫu số 05-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Người đọc có thể tải trực tiếp Thông tư 99/2025/TT-BTC bản PDF trên Công báo Chính phủ để xem Mẫu số 05-VT – Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa trong Phụ lục I.

Doanh nghiệp cũng có thể tra cứu Thông tư 99/2025/TT-BTC trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ để đối chiếu văn bản và các quy định liên quan.

Trong quá trình tổ chức kiểm kê và xử lý chênh lệch hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ sổ sách kế toán và dịch vụ kế toán doanh nghiệp của HC247 để hỗ trợ rà soát, đối chiếu số liệu kế toán.

Kết luận

Mẫu số 05-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa, được sử dụng để tổng hợp kết quả kiểm kê và đối chiếu số liệu thực tế với sổ kế toán.

Biểu mẫu giúp doanh nghiệp xác định số lượng, giá trị, tình trạng phẩm chất và chênh lệch thừa, thiếu của hàng tồn kho. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể xác định nguyên nhân, trách nhiệm và phương án xử lý phù hợp.

Từ 01/01/2026, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC cần cập nhật hệ thống chứng từ hàng tồn kho, trong đó có Mẫu số 05-VT, đồng thời xây dựng quy trình kiểm kê phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý.