Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn, nội dung hóa đơn và xử lý hóa đơn sai sót.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP – Quy định về hóa đơn, chứng từ

Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và chứng từ khi thực hiện các thủ tục về thuế, phí, lệ phí.

Nghị định được ban hành ngày 19/10/2020, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Đây là một trong những văn bản pháp lý quan trọng nhất đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và người làm kế toán trong việc lập và quản lý hóa đơn, chứng từ.

Thông tin Nghị định 123/2020/NĐ-CP

• Số hiệu: 123/2020/NĐ-CP
• Tên văn bản: Nghị định quy định về hóa đơn, chứng từ
• Loại văn bản: Nghị định
• Cơ quan ban hành: Chính phủ
• Ngày ban hành: 19/10/2020
• Ngày có hiệu lực: 01/07/2022
• Người ký: Nguyễn Xuân Phúc
• Công báo: Số 1011 + 1012 và số 1013 + 1014
• Nội dung chính: Quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định những nội dung gì?

Nghị định 123/2020/NĐ-CP xây dựng khung pháp lý cho việc quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ, đặc biệt là quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

Các nội dung quan trọng bao gồm:

• Các loại hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Nội dung của hóa đơn.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Xử lý hóa đơn có sai sót.
• Quản lý, sử dụng chứng từ.
• Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử.

Các loại hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Nghị định quy định các loại hóa đơn phù hợp với từng hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn GTGT được sử dụng đối với tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động thuộc trường hợp pháp luật quy định.

Đây là loại hóa đơn phổ biến tại các doanh nghiệp đang thực hiện phương pháp khấu trừ thuế GTGT.

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng được sử dụng đối với các tổ chức, cá nhân thuộc trường hợp áp dụng theo quy định.

Việc xác định đúng loại hóa đơn giúp doanh nghiệp thực hiện chính xác nghĩa vụ về thuế và kế toán.

Các loại hóa đơn khác

Ngoài hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng, pháp luật còn quy định một số loại hóa đơn khác phù hợp với đặc thù của từng hoạt động.

Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Một trong những nội dung quan trọng nhất của Nghị định 123/2020/NĐ-CP là quy định về hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử theo quy định.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp dữ liệu hóa đơn được quản lý, lưu trữ và truyền nhận thuận tiện hơn.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Một số doanh nghiệp, tổ chức thuộc đối tượng đáp ứng điều kiện theo quy định có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Nguyên tắc lập và quản lý hóa đơn

Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua theo quy định.

Hóa đơn phải phản ánh đúng giao dịch

Thông tin trên hóa đơn cần phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Doanh nghiệp cần bảo đảm sự thống nhất giữa:

• Hợp đồng.
• Đơn đặt hàng.
• Phiếu xuất kho.
• Biên bản giao nhận.
• Biên bản nghiệm thu.
• Hóa đơn.
• Chứng từ thanh toán.
• Sổ sách kế toán.

Việc quản lý đồng bộ các chứng từ này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi kê khai và quyết toán thuế.

Thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn là vấn đề đặc biệt quan trọng trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa

Theo nguyên tắc, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa gắn với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc việc đã thu được tiền hay chưa.

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ

Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn về nguyên tắc gắn với thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Tùy trường hợp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ và tính chất của từng ngành nghề, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo quy định cụ thể.

Lưu ý: Điều 9 về thời điểm lập hóa đơn đã được sửa đổi, bổ sung đáng kể bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Vì vậy, doanh nghiệp áp dụng từ ngày 01/06/2025 phải đối chiếu quy định mới thay vì chỉ sử dụng bản Nghị định 123 ban đầu.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn

Hóa đơn cần có các thông tin theo quy định pháp luật.

Thông tin người bán

Thông thường bao gồm:

• Tên người bán.
• Địa chỉ.
• Mã số thuế.

Thông tin người mua

Tùy trường hợp, hóa đơn thể hiện các thông tin cần thiết của người mua theo quy định.

Thông tin hàng hóa, dịch vụ

Hóa đơn cần thể hiện các nội dung tương ứng như:

• Tên hàng hóa, dịch vụ.
• Đơn vị tính.
• Số lượng.
• Đơn giá.
• Thành tiền.
• Thuế suất thuế GTGT nếu thuộc trường hợp áp dụng.
• Tiền thuế GTGT.
• Tổng tiền thanh toán.

Các chỉ tiêu cụ thể cần căn cứ loại hóa đơn và trường hợp phát sinh thực tế.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp áp dụng cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Doanh nghiệp mới thành lập

Khi bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp cần chuẩn bị hệ thống hóa đơn phù hợp với mô hình kinh doanh.

Ngoài hóa đơn, doanh nghiệp mới thành lập cũng cần thực hiện nhiều thủ tục về thuế và kế toán. Có thể tham khảo thêm bài viết doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì.

Hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh cần xác định trường hợp sử dụng hóa đơn phù hợp với quy mô, doanh thu và phương thức kinh doanh của mình.

Đặc biệt, từ ngày 01/06/2025, các quy định sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP cần được xem xét khi xác định nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử.

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Trong quá trình lập hóa đơn, doanh nghiệp có thể phát hiện các sai sót về thông tin người mua, hàng hóa, số tiền, thuế suất hoặc các nội dung khác.

Không nên tự ý xóa hóa đơn sai

Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, kế toán cần xác định:

• Hóa đơn sai nội dung gì.
• Hóa đơn đã gửi người mua hay chưa.
• Sai thông tin người mua hay giá trị giao dịch.
• Có ảnh hưởng đến số tiền và nghĩa vụ thuế hay không.
• Phương án xử lý theo quy định hiện hành.

Đặc biệt, quy trình xử lý hóa đơn sai sót đã có những thay đổi theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, do đó cần sử dụng quy định đang có hiệu lực tại thời điểm xử lý.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một nội dung ngày càng quan trọng trong quản lý thuế.

Loại hóa đơn này đặc biệt liên quan đến các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.

Đối tượng cần chú ý

Các lĩnh vực có lượng giao dịch trực tiếp lớn như:

• Bán lẻ.
• Ăn uống.
• Nhà hàng.
• Khách sạn.
• Dịch vụ phục vụ trực tiếp người tiêu dùng.
• Một số hoạt động kinh doanh khác theo quy định.

Từ ngày 01/06/2025, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần đặc biệt kiểm tra các quy định sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP để xác định chính xác trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Quy định về chứng từ

Bên cạnh hóa đơn, Nghị định 123/2020/NĐ-CP còn quy định về chứng từ trong quản lý thuế, phí và lệ phí.

Các tổ chức có trách nhiệm lập, quản lý và sử dụng chứng từ cần thực hiện đúng hình thức, nội dung và phương thức lưu trữ theo quy định.

Chứng từ điện tử

Việc sử dụng chứng từ điện tử góp phần giảm hồ sơ giấy và hỗ trợ quá trình số hóa hoạt động kế toán, thuế.

Doanh nghiệp cần đồng thời bảo đảm khả năng lưu trữ, tra cứu và cung cấp dữ liệu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn điện tử vẫn phải được lưu trữ theo quy định dù không tồn tại dưới dạng hóa đơn giấy truyền thống.

Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống lưu trữ

Nên tổ chức dữ liệu theo:

• Năm tài chính.
• Tháng hoặc quý.
• Khách hàng.
• Nhà cung cấp.
• Loại chứng từ.
• Hợp đồng hoặc giao dịch.

Việc lưu trữ khoa học giúp kế toán dễ dàng đối chiếu khi lập báo cáo tài chính hoặc quyết toán thuế.

Nếu cần rà soát hệ thống chứng từ và dữ liệu kế toán, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ sổ sách kế toán HC247.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng hóa đơn?

1. Xuất hóa đơn đúng thời điểm

Không nên dồn hóa đơn đến cuối tháng nếu thời điểm phải lập hóa đơn đã phát sinh trước đó.

2. Kiểm tra thông tin trước khi phát hành

Tên, mã số thuế, hàng hóa, số lượng, đơn giá và thuế suất cần được kiểm tra kỹ.

3. Đối chiếu doanh thu và hóa đơn

Doanh thu trên sổ kế toán cần được đối chiếu với dữ liệu hóa đơn điện tử.

4. Kiểm tra hóa đơn đầu vào

Hóa đơn cần gắn với giao dịch thực tế và có đầy đủ hồ sơ liên quan.

5. Lưu trữ chứng từ đầy đủ

Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và hồ sơ giao nhận cần được quản lý đồng bộ.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ thực hiện kê khai định kỳ, có thể tham khảo dịch vụ báo cáo thuế HC247.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Đây là nội dung rất quan trọng khi tra cứu Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại thời điểm hiện nay.

Ngày 20/03/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nghị định 70 có hiệu lực từ 01/06/2025.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP có bị thay thế hoàn toàn không?

Không. Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứ không thay thế toàn bộ Nghị định 123.

Vì vậy, khi áp dụng quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp cần đọc Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng với các nội dung đã được sửa đổi, bổ sung.

Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ

Ngoài Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, người làm kế toán cần lưu ý Thông tư 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Thông tư này hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn, chứng từ theo Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Do đó, khi xử lý một nghiệp vụ hóa đơn cụ thể, kế toán nên kiểm tra đồng thời các văn bản đang có hiệu lực thay vì chỉ tra cứu Nghị định 123 bản gốc.

Mối quan hệ giữa hóa đơn và kê khai thuế

Hóa đơn là một trong những nguồn dữ liệu quan trọng để doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế.

Sai sót về hóa đơn có thể ảnh hưởng đến:

• Thuế GTGT.
• Doanh thu.
• Chi phí.
• Thuế TNDN.
• Công nợ.
• Báo cáo tài chính.
• Hồ sơ quyết toán thuế.

Do đó, doanh nghiệp nên thường xuyên đối chiếu dữ liệu hóa đơn với sổ kế toán và tờ khai.

Trước các kỳ kiểm tra hoặc quyết toán, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ quyết toán thuế HC247 để rà soát hồ sơ.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực khi nào?

Nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành ngày 19/10/2020 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2022.

Tuy nhiên, từ ngày 01/06/2025, nhiều quy định của Nghị định đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Vì vậy, khi áp dụng trong năm 2026 và các thời kỳ sau, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người làm kế toán cần sử dụng Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau khi đã cập nhật các nội dung sửa đổi, không nên chỉ căn cứ vào bản ban hành năm 2020.

Công báo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Nghị định 123/2020/NĐ-CP được đăng tại Công báo số 1011 + 1012 và Công báo số 1013 + 1014.

Do nội dung Nghị định được đăng trên hai số Công báo, bạn đọc sử dụng bản Công báo cần tải đầy đủ các phần để tra cứu toàn văn.

Tải Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Bạn đọc có thể tải toàn văn Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại phần tài liệu đính kèm trên website để nghiên cứu chi tiết các quy định về hóa đơn và chứng từ.

Để đối chiếu nguồn chính thức, xem Nghị định 123/2020/NĐ-CP trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ hoặc Nghị định 123/2020/NĐ-CP trên Công báo Chính phủ.

Khi áp dụng quy định hiện hành, cần đọc thêm Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Kết luận

Nghị định 123/2020/NĐ-CP là văn bản pháp lý quan trọng quy định về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn, nội dung hóa đơn, đăng ký sử dụng hóa đơn và quản lý dữ liệu hóa đơn.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người làm kế toán cần đặc biệt chú ý việc lập hóa đơn đúng thời điểm, kiểm tra đầy đủ nội dung hóa đơn, lưu trữ chứng từ và xử lý kịp thời các hóa đơn có sai sót.

Đặc biệt, từ ngày 01/06/2025, Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Vì vậy, khi áp dụng hiện nay cần đối chiếu đồng thời Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn có liên quan.